㈠ 如何有效分类管理文件公司文件
一、按照部门名称分类按照部门名称分类是较为常见的一种分类形式，它是根据组织架构的部门名称来分类新建企业文件一级文件夹，并将以部门名称命名的企业文件夹一级文件夹授权给部门成员。因部门名称一级目录与部门成员自然相关，因此更便于企业管理员来管控文件授权，也更方便部门成员间即时共享和管理部门相关文件。二、按照文件类别分类文件类别通常是根据文件的内容来分门别类归档文件，常见的文件类别包括：规章制度(生产管理制度、质量管理制度、行政制度、决定决议、管理条例等)、技术标准(质量标准、工艺规程、操作规程等)、工作标准(部门及人员岗位职责、工作流程、标准作业流程等)、凭证记录(生产管理记录、质量管理记录、销售记录、检验检查记录等)、方案文档(产品方案、技术方案、各类验证方案、各种项目方案)、合同文本(合作合同、销售合同、协议书等)、人员日常办公文件(工作计划、工作总结、报告、统计报表、工作简报等)、公司资料(公司重要活动的照片、视频资料等)。三、按照业务、产品或服务分类燕麦云的用户来自于各行各业，不同的行业的业务和产品存在千差万别，需要企业管理员从实际出发，根据本企业的实际业务、产品或服务内容来合理分类一级目录。举个例子，A公司是从事小学及初中课外辅导的教育培训机构，旗下业务有数学、英语、语文的课外辅导，其一级目录文件夹可以按照业务及课程归类来分类，如新建以下名称的企业文件一级文件夹目录：小学语文、小学数学、小学英文、初中语文、初中数学、初中英语。四、综合型分类孙子曰“兵无常势，水无常形”，关于文件的分类方式也并不是一成不变，一种分类执行到底的。以上三种分类方式示例了常见的企业文件归类思维，在实际运用中很多企业往往会根据实际业务需要综合运用以上分类，多种分类形式并存。
㈡ 文件管理方法
导语：文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。
文件管理方法一：
1、简单易懂——命名需要通俗易懂，尽量避免使用生僻字词。
2、避免重复——尽量避免与其他上级文件夹完全重名或部分名称重叠。
3、符号规范化——尽量不使用特殊符号。对于特殊符号，需要统一含义用途，例如‘&’表示连接符，‘@’表示正在处理的目录。
4、数字排序——对于需要按指定顺序排列的目录结构，可在文件名称前附加数字/时间/编号等序号。
对于临时文件，最好在适当位置建立临时文件夹，方便存放各种临时文件。临时文件夹中的文件需要定期进行清理。需要保留的及时移至各类固定文件夹，不需留存的.则及时删除。
文件管理方法二：
1、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作。
2、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
3、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
4、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。
5、文件登记表与所发文件一并存档。
6、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。
7、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。
8、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。
9、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
10、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
11、借阅文件要按时归还，撤消借条。
12、对于重复、过时和无保存价值的文件，经部门主管审核同意，报办公室粉碎销毁。
㈢ 企业文件管理存储有哪些方法
坚果云是一款便捷、安全的专业网盘产品，通过文件自动同步、共享、备份版功能，为用户实现智权能文件管理，提供高效办公解决方案。文件自动收集，集中管理1，文件自动收集。安装在员工电脑上的客户端软件会自动收集电脑中的办公文件，并上传到服务器中。整个过程完全自动，无需员工手动上传，不会影响其正常工作。2，统一文件结构。坚果云允许管理者预先定义文件存放结构（文件夹结构），并将该文件结构同步到员工的电脑中。这样，员工就可以按照预先定义好的结构存放文件，避免因结构不统一，导致收集的文件失去价值。3，文件集中管理。坚果云自动收集文件后，管理者将可以对它们进行集中管理，查看和编辑员工的工作成果。即使员工离职，也可以轻松地将其文件交给他人保管，无需担心知识断层或企业内容丢失。
