1. 文件控制的主要实施内容正确的内容是什么
咨询记录 · 回答于2021-09-11
2. 文件控制程序的工作程序
3.1 文件的编写3.1.1 质量手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代表组织相关人员编写；3.2 文件的编号规定3.2.1 质量手册编号：公司简称–SC；3.2.2 程序文件编号：公司简称–CX– XX(XX代表程序文件顺序号)；3.2.3 外来文件的编号：按外来文件本身的编号；3.2.4 管理性文件的编号：公司简称–XX（注：编制部门代码，代码表另附）–类别（注：文件不需要分类时，可略）-XX（注：序号，可略）本公司文件编号是依据编制部门不同划分的，由各编制部门内部自行统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性，准确性，新文件作成前，作者向文件编号管理者申请该文件的编号，不可由文件作者自行编排。3.3 文件的签署和审批质量管理体系所涉及的文件在发布和使用前应按《质量手册》中相关条款要求执行，以确保文件的有效性和适宜性。3.4 有效文件控制3.4.1 各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使用文件的有效性。3.4.2 《受控文件清单》应清楚地标明文件当前的有效版本和修订状态。版本号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化，数字顺延。3.4.3 《受控文件清单》的整理原则。按部门内、部门外（部门外按部门）分类整理。3.5 文件的收发、回收及归档3.5.1 各部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收登记表》。3.5.2 在回收文件时，也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。3.5.3 各部门在收到外来文件时，应在《外来函件收发登记表》上登记，并要求接收人签字确认。3.5.4 各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、清查，对过时、作废等文件要及时清理、撤换，防止过期文件的使用，保持动态管理。3.5.5 文件的摆放。应遵守以下基础原则：3.5.5.1 外标识明确。3.5.5.2 按类分放3.5.5.3 为明确摆放位置，文件夹外部作“V”字形贴付管理。3.5.6 文件的归档。品质管理科负责质量体系文件的归档管理。3.5.7 技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理，交由各部门自行处理。3.6 文件的更改3.6.1 文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时，应由文件更改提出人员填写《文件更改单》，说明更改原因，然后将此单提交本部门责任者确认，报品质管理科审核，再上报最高管理层或管理者代表进行审批，方可实施更改。文件确定并经过更改后，需发放、回收，应作相关记录《文件发放/回收登记表》，确保各部门得到的是最新有效文件，并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改单》应记入《文件修订记录》。3.6.2 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，换版后原版文件作废，换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。3.7 作废文件的管理3.7.1 本公司的作废程序文加盖“作废”章，填写《文件发放/回收登记表》，定期销毁。3.7.2 如因特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识，以防止误用。3.7.3 作废文件销毁应填写《质量记录/文件资料销毁审批表》（见《质量记录控制程序》），报品质管理科审核，再上报最高管理层或管理者代表批准后，方可实施销毁。3.8 文件的借阅文件需借阅时，借阅人应填写《质量记录/文件资料借阅审批表》（见《质量记录控制程序》）。3.9 文件的评审与更新因外部因素变化或体系改进要求时，文件应予以评审，评审由品质管理科组织。评审引起的文件更改执行GB/T19001:2008/ISO9001:2008中4.6条款。
3. ISO9001质量管理体系中文件控制的目的和作用是什么
ISO9001质量管理体系中文件控制的目的和作用：1.确保文件是充分与适宜的；回2.确保文件的更改和现答行修订状态得到识别：3.确保在使用处可获得适用文件的有关版本；4.确保文件保持清晰、易于识别；5.确保外来文件得到识别，并控制其分发；6.防止作废文件的非预期使用，7.向客户提供产品满足要求的证据；
4. 什么是受控文件和非受控文件
所谓受控文件，是指文件管理部门能控制，并且想控制的文件，可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；非受控文件，是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件；这样说您能理解吗？比如:经受权人批准，发放到企业外部的（如认证中心、供方、顾客、当地政府）的文件，本企业管理部门根本不可能再对其进行控制，就成为非受控文件。或者是一些文件不重要，比如一些通知、告示、公告等，公布出后，就不必再进行控制，也成为非受控文件；对于一些重要文件，如管理文件或图纸、工艺文件等，必须是要受控的。所谓受控是指可以受到控制，所谓控制，是指可以按管理者的想法执行，并及时接收到反馈信息，不断修正其方法、路线，使其按管理者的思路运行，是谓控制。
5. 如何有效管理自己电脑里的文件
设计适合自己的文件夹结构。我主要以接触的工作面进行设计，分别为网站、文案、工具、学习资料、历史数据，共5大类。文件夹结构的层级数要控制在两层，最多不要超过三层。如，我在“网站”类中，有:素材、源代码、备份。在“文案”类中有:工作总结、上报材料、请示报告、报送信息，其中，”工作总结“类有月小结、专项工作。文件夹的数量不宜过多。文件夹的数量越多，说明分的越细，首先找文件就比较麻烦（不会每次都用到检索功能，要挑出来有用的，就需要好眼力），其次，用电脑检索也会很慢（电脑够快，这条可以忽略）。如下例图用C盘下的文件代替。文件（或文件夹）的命名要能反映文件的用途，不要用毫无意义的名字（比如1或A）否则，时间一长就容易忘记这个文件是干什么的。文件的格式尽量为常用的。比如，图片文件，以jpg、png、bmp为主，文档文件以doc为主，源代码统一为txt文件。发挥”快捷方式“的作用。文件或文件夹都可以建立”快捷键“，最好放在桌面上，要用时，能一步到位。
6. 组织在质量管理体系运行过程中应对其文件进行控制其目的是什么
在质量管理体系中，对文件的控制分为以下方面： a)文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的； b)必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； c)确保文件的更改和现行修订状态得到识别； d)确保在使用处可获得有效版本的适用文件； e)确保文件保持清晰、易于识别； f)确保策划和运作质量管理体系所必须的外来文件得到识别，并控制其分发； g)防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。 可以把体系中的文件当做法律法规结合理解，相对应的就是为了保证： a)作为法规：文件都得到审批，规定的内容得到相关领导的认可，大家可以依照其进行工作，否则谁都可以写个法规发出去，社会就乱了套了； b)法规可以修改：一旦文件规定过时或者有新的要求，应该同样讲过审批必； 同上 c) d) 大家依照的法规都应该保证一致：所以需要给文件一个识别其修改版本的方法，如c) 中的要求，并且发给所有应该按照它的规定执行的人，如d) 中的要求； 有了法规不让大家知道，就好比让大家都去做法盲；有了法规不知道新旧版次，没法统一 e)发现去的法规需要保持干净整洁，以便阅读查看； f)对于工作中需要参照的外来文件也需要这样管理； 那些也是法规啊，可能包括真的法规 g)一般废弃的法规需要及时作废，发下去的要收回来并且换上新的，如果某些地方需要保管旧的法规作参考，比如需要保留其审批的过程，那么需要标识出来，防止别人不知道误用了 多考虑一些吧。管理体系为了向别人证明些什么，就要留下些什么爪痕印迹啥的，虽然有时候繁琐，但是这个是法治社会必要的手段
7. 文件控制是什么
文件控制(1)标准条款： “组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保： a)文件便于查找； b)对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性； c)凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文件的现行版本； d)迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用； e)由于法律和(或)保留信息的需要而留存的失效文件予以标识。 所有文保均须字迹清楚，注明日期(包括修订日期)，标识明确，妥善保管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各种类型文件的程序与职责”。 (2)理解要点： 文件控制包括对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等，组织应制定文件化的程序，并依此进行文件管理。 环境管理体系文件系统应包括所有与环境管理相关的各类文件，如手册、程序、作业指导、操作规范、表单、环境法律法规文件等。 组织所建立的文件管理程序，应对以下内容加以规定，并按此执行： ①应明确文件的存取位置和简便的文件查找方法。 ②对文件定期进行评审，以确认其有效性和适应性。需修订的文件审批应由授权人员执行。—般由原审批人进行审批，以保证文件制定的连续性。 ③确保对环境因素控制和管理起关键作用的岗位，都能得到现行有效的文件，以确保操作者按正确文件进行操作。 ④文件失效后及时将其从原发放部门和使用场所收回，并采取必要的销毁措施，以免继续使用，而导致环境因素的控制失误。 ⑤有些法律性文件失效后还有继续保留必要的，或者出于保留知识或信息的要求不能将其销毁的，对这些文件应进行适当标识与其他文件区别开来、这些文件可包括环境影响评价、环保设施验收报告、许可证、法定部门的监测报告、环保设施图纸等。 所有文件都应字迹清楚，注明批准日期，文件修改后应注明修订日期，文件的标识要明确，易于查找。文件要妥善保管，应根据文件的重要程度及其类型，规定制定和修订文件的程序和职责。 文件控制的目的是要组织体系运作有章可循，确保人员操作依循的文件是现行有效的。组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境绩效上，而不应过分追求一个繁琐的文件控制系统。
8. 八个字简述如何实现有效控制
按ISO9001质量管理体系标准要求，对有效控制是这样说明的：组织应按本标准的要求建立质量管理体系，将其形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性。组织应： a) 确定质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用； b) 确定这些过程的顺序和相互作用； c) 确定所需的准则和方法，以确保这些过程的运行和控制有效。也就是说，企业得到有效控制 ，首先应当确定控制过程，确定所需的准则和方法，形成文件，才能确保这些过程的运行和控制有效。
9. 什么叫做文件控制啊,详细一些的.
二、文件控制 GB/T19001—2000标准4.2.3条款指出，质量管理体系所要求的文件应予以控制。文件控制的内容主要设计以下七个方面：①文件的批准；②文件的审批与更改；③文件状态的识别；④可获得相关文件的使用版本；⑤文件的识别；⑥外来文件的识别发放；⑦作废文件的管理。 针对质量管理体系不同类型的文件，其控制的内容和程序各不相同，对质量手册、程序文件、作业指导书、表格、质量计划、内部规范等体系文件应进行上述七个方面的控制。组织质量管理体系外来文件一般有法律法规、标准、顾客提出的设计图样、技术资料、规章和维护手册等相关文件，对这些文件只进行④、⑥、⑦项的控制即可。 记录作为质量管理体系的一种特殊文件，是提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。由于记录不得进行更改，所以记录的控制通常是规定就的标识、储存、保护、检索、保存期和处置等所需的控制，而不对其实施修改控制。当我们谈到文件控制时，不仅仅是说对其内容进行更改就叫文件控制，上述①、②项外的的其他控制也是文件控制，即文件控制和文件受控是两个不同的概念。 三、文件受控和文件控制 受控文件的重要特征是受组织控制并能对其进行更改，文件控制则包括了4.2.3条款中a至f各项的控制。对于外来识别后需要列入体系的文件，组织一般只进行识别、控制、分发和保存，并跟踪外来文件的版本更新。这些是对文件的控制，但不能说该文件受控。文件受控属于文件控制，但文件控制并不一定是文件受控。文件控制包括组织可对其内容进行更改的受控文件的控制和不要求对其内容进行更改的非受控文件的控制。
10. 如何有效地进行文件控制
首先我们要明确质量管理体系所说的文件都有哪些内容？第一、形成文件的质量方针和质量目标第二、质量手册第三、质量管理体系所要求的形成文件的程序和记录第四、组织确定的为确保其过程有效策划、运作和控制的所需的文件，包括记录。
