『壹』 电子公文归档管理暂行办法(2018修正)
第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。第七条符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。电子公文归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时按照国家有关要求对其真实性、完整性、可用性和安全性进行检查。第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。第十七条归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。第二十一条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条本办法由国家档案局负责解释。第二十三条本办法自2003年9月1日起施行。
『贰』 昆明市电子文件管理与归档办法
第一章总 则第一条为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。第二条本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。第三条本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。第四条电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。第五条市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。第二章机构与职责第六条市、县（市）区人民政府办公厅（室）负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。第七条市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。第八条市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。第九条保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。第十条市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。第十一条电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。第三章收集与归档第十二条电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、完整、真实、有效。第十三条电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；（五）其他对本机关工作具有查考价值的。电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。第十四条收集的电子文件类型包括：（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件；（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；（八）其他应当收集归档的电子文件。第十五条电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。第十六条电子文件归档应当符合以下要求：（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。
『叁』 简答电子公文处理过程的五个环节
电子公文处理过程的五个环节包括数据归集、文件收集、文件整理、文件移交和档案接收。处理过程采用全面沟通的处理程序，就是上下左右全方位沟通，相互匹配；采用自动生成的处理程序，就是实现公文格式自动生成。一是各类文种格式的自动生成，二是16个格式要素的自动生成；采用高效运作的处理程序，就是多功能高效运作。在收文阶段，秘书部门对来自多方位的公文，通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。《中华人民共和国数据安全法》第三条本法所称数据，是指任何以电子或者其他方式对信息的记录。数据处理，包括数据的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等。数据安全，是指通过采取必要措施，确保数据处于有效保护和合法利用的状态，以及具备保障持续安全状态的能力。第六条各地区、各部门对本地区、本部门工作中收集和产生的数据及数据安全负责。工业、电信、交通、金融、自然资源、卫生健康、教育、科技等主管部门承担本行业、本领域数据安全监管职责。公安机关、国家安全机关等依照本法和有关法律、行政法规的规定，在各自职责范围内承担数据安全监管职责。国家网信部门依照本法和有关法律、行政法规的规定，负责统筹协调网络数据安全和相关监管工作。
『肆』 如何正确处理电子档案与纸质档案的关系
如何正确处理电子档案与纸质档案的关系档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。电子档案与传统纸质档案在管理中的区别归档方式方面有所差异结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。归档时间不同当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。保管方式及分类、编目等方面的不同电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。
『伍』 涉密文件怎么处理
你是间谍？合同，资料就不多介绍了，有很多加密软件，WORD本身也有加密功能。主要介绍下硬盘加密和光盘加密。一、修改硬盘分区表信息 。硬盘分区表信息对硬盘的启动至关重要，如果找不到有效的分区表，将不能从硬盘启动或即使从软盘启动也找不到硬盘。（危险不适用）二、对硬盘启动加口令。在CMOS中可以设置系统口令，使非法用户无法启动计算机，当然也就无法使用硬盘了。（容易破解）三、对硬盘实现用户加密管理。及电脑增加普通用户，来宾用户，管理用户。根据不同用户，修改不同权限，达到硬盘和文件加密目的。（同样容易破解）四、硬盘加密软件。常用的有 MagicLocker 紫电硬盘加密神 SecurStarDriveCrypt CompuSec PWMBR Prayaya加密王五、光盘加密。将数据刻录到DVD光盘上，尽管这样带来了便捷，但数据安全隐患也随之而来。如果光盘丢失，重要数据很容易被他人利用，为了满足用户需求，不少第三方刻录软件提供了加密功能，譬如“SecureBurn”、“光盘加密大师”、“加密金刚锁”、“Roxio Media Creator”等软件，通过它们制作好需要刻录的加密文件，刻录后的光盘需要密码才能打开，否则光盘信息无法显示，以此保护光盘数据不被盗用。尽管这种刻录加密方式比较简易，但对于学生、家庭等个人用户而言，已经可以提供不错的隐私保护能力。
『陆』 电子公文归档管理暂行办法
第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。第十条电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。第十七条归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。第二十一条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。第二十二条本办法由国家档案局负责解释。第二十三条本办法自2003年9月1日起施行。
『柒』 电子文件的归档管理有哪些具体要求
电子文件归档与管理规范 （GB/T18894-2002）
1 范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新报版本适用于本标准。
DA/T 18 档案著录规则
DA/T 22 归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
电子文件 electronic records
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2
归档电子文件 archival electronic records
指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件（3.1）
3.3
背景信息 context
指描述生成 电子文件（3.1） 的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4
元数据 metadata
指描述 电子文件（3.1） 数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5
逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件（3.1） 的管理权限向档案部门移交的过程。
3.6
物理归档 physical filing
指把 电子文件（3.1） 集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.7
真实性 authenticity
指对 电子文件(3.1) 的内容、结构和 背景信息（3.3） 进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
3.8
完整性 integrity
指 电子文件（3.1） 的内容、结构、 背景信息（3.3） 和 元数据（3.4 ）等无缺损。
3.9
有效性 utility
指 电子文件（3.1） 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.10
捕获 capture
指对 电子文件（3.1） 进行实时收集和存储的方法与过程。
3.11
迁移 migration
指将源系统中的 电子文件（3.1） 向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4 总则
4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
5.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。
5.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
5.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
5.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
5.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
5.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
5.4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
6 电子文件的收集与积累
6.1 收集积累要求
6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
6.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一同收集。
6.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集。
6.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
6.1.12 定期制作电子文件的备份。
6.2 电子文件的登记
6.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附录A的表A.1和表A.2）。
6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.2.4 电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。
6.2.5 电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。
7 电子文件的归档
7.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
7.2 鉴定
7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
7.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
7.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
7.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
7.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
7.4 检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
7.5 归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
7.5.1 逻辑归档
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
7.5.2 物理归档
7.5.2 .1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
7.5.2 .2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
7.5.2 .3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
7.5.2 .4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
7.5.2 .5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
7.5.2 .6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4和表A.5）
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（见附录A的表A.4），以件为单位填写续页（见附录A的表A.5）。
7.5.2 .7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7.5.2 .8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
8 归档电子文件的整理
8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行。
8.2 归档电子文件以件为单位整理。
8.3 同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。
8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
8.5 电子文件的著录应参照DA/T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等）。
8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。
9 归档电子文件和移交、接收与保管
9.1 移交、接收与保管要求
对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
9.2 移交、接收检验
9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
9.2.2 检验项目如下：
——载体有无划痕，是否清洁；
——有无病毒；
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的相应栏目。
9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
9.3 移交手续
档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的填写，签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
9.4 保管要求
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
d)环境温度选定范围：17℃~20℃；相对温度选定范围：35%~45%。
归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
9.5 有效性保证
9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年，保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
9.5.2 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
9.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
9.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录A的表A.6）
9.6 迁移
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录A的表A.7）
9.7 利用
9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
9.7.2 利用时应使用拷贝件。
9.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
9.8 归档电子文件的鉴定销毁
9.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
9.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
9.9 统计
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
『捌』 电子档案如何实现档案库地址同步
大家好，今天兑观科技南大智星小编又为大家分享档案管理干货了，本篇分享主要内容为数字档案室电子档案智能管理（二）。一、电子档案的处置电子文件的处置工作应按照规范进行：第一是电子文件（档案）保管期限表；第二是经过有关部门或领导审批的鉴定报告。对于政府机构来说，电子文件处置工作主要包括留存和销毁。1留存留存是指电子文件继续保存在形成文件的政府机构中，政府机构拥有文件实体的保管权和信息的管理权。保存在文件管理系统中：归档文件的保存；期满鉴定后需要继续留存的文件：脱机保存、缩微、转换成纸质文件、迁移。2销毁电子文件销毁包括信息删除和介质销毁两种。电子文件销毁必须遵循以下几条原则：电子文件的销毁必须经过授权，销毁过程必须有记录，事后还应检查审计；必须要等到形成、利用文件的业务活动结束才能进行销毁；销毁应采用与文件密级相适应的方法；除特殊的规定外，已经决定要销毁的电子文件，其所有备份都必须予以销毁。二、电子档案的移交电子档案移交指立档单位向同级国家综合档案馆或其他档案保管单位移交电子档案的过程。在移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验。电子档案的移交可采用离线或在线方式进行，移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。若想了解更多关于档案管理最新动态，请参考兑观科技官网。
