A. 办公室文件资料的整理分类技巧有哪些
1.存放有序，固定位置
在办公室内，各种文件档案、公文包、名片盒等物件按自己的方式摆置在文件筐内，贴上标签；或按使用频率、重要程度固定保存在抽屉内的相应位置。
2.要删的文件暂时先留着
在桌面建一个“临时文件夹”，暂时没用的都扔进去，一段时间(一个月)后集中处理；
若非永久性删除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外删除的文件。
3.随时做好PlanB
列出已有物品的清单，存于某个地方(如备忘录)。
4.将经常使用的文件夹放到桌面
在桌面创建快捷方式。
5.电子文件建档
选择一个常用的电脑盘（如D盘、E盘等），建立文件夹，对每一电子文件进行详细命名，之后按照自己的分类习惯（如时间、用途、部门等）归档同一类型文件。
6.定期备份资料
每周或每月及时备份，备份途径为云备份或移动硬盘备份。
7.在名片上写清详细信息
在名片背后(微信的备注描述页)写清楚对方的详细信息，如认识日期、接触场所、对方特征、介绍人等。
8.手机号码备注要详细
以公司名称/职位+姓名的方式作为备注名称。
9.活用手账的两个重点:及时写，多次看
一有约定就立刻写上，每天多次查看任务完成情况。
10.客户的名称要加上职称、称谓
在名称后注明“XX总”，表示尊重。写邮件也一样。
11.手账上方注明日期和主题
给每个记录注明时间和主题，查找时就多了两个关键变量。
12.所有的信息注明来源
为每条从外部获取的信息注明来源。
13.勤于找出问题、总结经验
提前15分钟到约定的地点，联系好招商，提前熟悉目标楼盘，准备好自己稍后要陈述的资料，然后等待客户的到来。
14.记下经常去的餐馆
用你熟悉的APP记下附近适合还不错的餐馆。
15.组织商谈的注意事项
打电话时一定要确认好：对方负责人的姓名/商谈的内容时间地点/出席的人员名单/商谈需要准备的资料，对方的联系方式。
特别重要的会议一定要之后发一封邮件再次确认。
16.准备2个笔记本
只要两个笔记本，一本做重要任务制定，一本做各种记录。
17.给用过的笔记本制作索引
在笔记本第二页记下写笔记的时间，重要主题。
18.给笔记本足够的留白
开始就在笔记本上划出一条直线，右边的空白不能现在写，随时空出一行。
19.以金字塔原理记笔记
做完笔记后，在笔记顶部写下结论。
20.利用“5W2H”整理重点内容
做笔记要有框架：谁(WHO)-因为啥(WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?时间(WHEN)-地点(WHERE)?用了多少钱(HOW MUCH)?
21.将工作的“PDCA”记下来
按照Plan (计划) →Do (执行) →Check (回顾)→Action (改善)去记下来，用心去总结，找提升方法。
B. 电子文本的后期整理
(一)后期整理原则
1.多种文本信息一致原则
电子文本所载信息与纸质文本一致，电子文本之间信息一致的原则。电子文本以归档的原本纸质文本为准绳，将电子文本显示的信息与纸质文本对照，进行整理与修改；电子文本不因其拷贝的载体差异，其所载信息应该是一致的。
2.信息与背景信息集成管理原则
就电子文件的生成、运行、保管等管理活动要素性元数据互联与集合，形成信息内容与要素群体管理体系结构组合，从而提高文本的可靠性，提高管理效率。
集成管理思维源于地质资料数据流，伴生勘探开发业务流，是业务流的记录，能确保地质资料信息从产生到管理和利用，需要完整、安全、准确和及时反馈，保证资料信息随主流业务的产生、管理利用运转流畅、严密高效。
地质资料信息产生与产生平台及背景信息的元数据系统组合，在后期整理中一气呵成。
3.电子与数据信息动态管理原则
电子与数据信息动态管理，是指对电子文本、数据利用的全程进行监控，以动态适应性管理跟随文本与数据的运转和利用。力保永久真实，永久可读。在载体、软硬件环境不断随科技发展而不断变化中，使电子信息在动态状态下保持不变和可读。
(二)电子文本后期整理的内容
1.电子文件的鉴定
哪些电子文件需要保存?哪些电子文件能够保存?其涉及两个问题，一是电子文件的内容是否值得保存，保存是否有价值，二是其保存的价值是否可以实现。内容很好可惜因种种原因打不开同样无保存价值。电子文件的鉴定，以其信息内容为核心，以价值实现为保障。在日常地质资料的管理岗位设置上，一般设置“效率高、技术专”的专职岗位。多名专司电子文本鉴定与验收，逐步过渡到接收地质资料的员工都能熟练掌握电子文本与其他文本同时鉴定与验收，促使电子文本鉴定验收工作跟随时代发展而进步。
原本地质资料的电子文本，其载体上信息的保管期限，随纸质文本，使用的载体目前通常采用保险系数略高的光盘和硬盘。若载体(如光盘)到了保质期，需及时迁移信息至新的载体之上。
2.分类
电子文本分类，有按逻辑体系分类，也有按物理体系分类。
按逻辑体系分类是对电子文本信息内容进行的分类，一般随纸质文本的分类，目的是便于内容归类管理与应用检索。
按物理体系分类是按电子文本的载体进行的分类，目的是营造一个适宜载体保护的空间，提高载体保存寿命。
有资料室将载体为光盘的电子文本随纸质文本排列保存的，在卷内目录中显示为该档资料中的一件，这是按逻辑体系分类；当它与纸质文本分开保存时，如光盘存放在光盘柜，磁盘存放于磁盘柜，这是按物理体系分类，它们与纸质文本有互见号。当多档电子文件存于一个移动硬盘之上时，它们有电子文本序列号、文件标题等相关栏目，一般称“三级”根目录。
电子文本有时是“在线归档”的，与纸质文本不在同一时间入库，这需要鉴定与归档检查人员逐一参照检查，防止出现两种文本信息不一致情况发生。出现不一致时，以原始定稿纸质文本的“蓝本”为依据，要求提交单位整理电子文本，直到电子文本显示的信息与纸质文本一致，并配有完整的背景信息，方可通过验收归档入库。
成果地质资料的电子文件，国家主管部门有固定的汇交格式要求，在成果地质资料电子文件中，将成果地质资料的电子文件分为正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其他类。
电子文本的这种分类与纸质文本按信息内容的分类标准不是一个概念，这是出于方便电子文本管理和阅读而设置的。前者是馆藏资料分类，每一类中包含若干档，后者是在一档的电子文件中的区分与归类。
将一档成果地质资料电子文本分成这样的类，是规定这些文件的电子文件格式和其在保存介质中的组织方式，从而便于电子文件有序组合、便于有序打开，充分发挥电子文件的作用。打开一档电子文件，首先出现的是正文、审批、附图、附表、附件和其他六类让你选择性打开。
正文类，指这一档成果地质资料的全部正文，包括正文中的插图照片和插表。以正文的“正”字汉语拼音的第一个字母“Z”为类别代码。
审批类，指对这项成果由法定单位或技术权威组织对成果报告进行的评审验收、评审认定时形成的文件。以审批的“审”字汉语拼音的第一个字母“S”为类别代码。
附图类，指这档成果地质资料除正文以外的各种图件。用附图的“图”字汉语拼音的第一个字母“T”为类别代码。
附表类，指这档成果地质资料除正文中的插表以外的各种表格文件。以附表的“表”字汉语拼音的第一个字母“B”为类别代码。
附件类，指这档成果地质资料所附的技术性或说明性文字材料。以附件的“件”字汉语拼音的第一个字母“J”为类别代码。
其他类，指以上五类以外的电子文件。以其他的“其”字汉语拼音的第一个字母“Q”为类别代码。
电子文件在电子清单中的文件名，也有专门规定。通常由11个字符组成，这11个字符又分为四个部分：类别位、册序位、文件序号位和后缀位。
它们依次为类别位一个字符；册序位两个字符； 间隔位(“”下划线)一个字符；文件序号位四个字符；“点”文件后缀三个字符。
地质资料的利用与管理
3.病毒审查
对电子文件进行病毒扫描并杀毒，注意杀毒软件版本升级和使用正版购买的杀毒软件。
4.形成目录清单
全国地质资料成果资料上交要求：
电子文件有三级目录：盘目录、类目录和文件目录。
盘目录，以光盘为例。一张光盘打开后，首先出现的目录称根目录为一级目录，又称盘目录，一张光盘只有一个盘目录，纯文本文件格式，文件名规定为 “main dir.ml”。
类目录，是二级目录。也是纯文本文件格式，文件名规定为 “sub dir.ml”。这个“类”指的是区分成果资料中的正文、审批、附图、附表、附件和其他五类。这是一档成果地质资料中的电子文件分类。
文件目录，是三级目录。也是纯文本文件格式，文件目录文件名与成果地质资料电子文件名相同。类目录文件与文件目录文件放在存放该地质资料电子文件的子目录中。
盘目录格式
地质资料的利用与管理
地质资料的利用与管理
纸质文本与电子文本对照
电子文件登记表
成果资料光盘标签
光盘标签不是贴在光盘之上的，而是存放于光盘盒内的纸标签，光盘之上没有粘贴标签的位置；光盘册内，同一页的两个插袋，其中一个袋插放光盘，一个袋插放该光盘的纸标签。光盘背面用专用笔标注盘号，以显示该光盘是此光盘而非彼光盘。
光盘外标签与电子文件背景信息的元数据不同，通过光盘标签可读出该光盘所存信息要素：该电子文件编号和形成时间、电子文件题名、电子文件密级、电子文件形成单位信保管单位等。通过电子文件标签，可以查到电子文件登记表，电子文件登记表中显示的栏目是为打开电子文件而准备的背景信息。
在地质资料馆一般设有电子阅览室，配备专用电脑供技术人员阅读电子文件。
C. 公司行政部整理档案一般包括哪些档案纸质和电子档各有哪些
公司行政部整理档案一般包括哪些档案？纸质和电子档各有哪些？档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。电子档案与传统纸质档案在管理中的区别归档方式方面有所差异结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于采用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若采用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。归档时间不同当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案资源的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。保管方式及分类、编目等方面的不同电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中采用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力资源，管理中可能会出现人为错误。
D. 如何做好文件资料的收集与整理
一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。
E. 电子文本的初期整理
地质科技文件材料的电子文本，应该与纸质文本上的信息内容一致。原本地质资料与成果地质资料在电子文本格式要求上也是一致的，主要强调电子文本的规范性。
(一)文字部分电子文本的格式
文字部分格式通常首选word2003以上版本，WPS已是逐步淘汰了旧有格式而采用升级版。新版WPS在不断完善，已经能与word2003以上版本进行转换。总之，其他格式的要转换成标准word2003以上版本格式，目的是能在现有的计算机平台上容易被读出。
(二)图件、照片格式
通常以gif、JEPG、wmf、CCITT tiff g4为优选格式，用mapGIS软件平台产生的图件，要保证这些矢量文件可以被再利用。
(三)附表格式
一般用Excel 2003以上通用版本，WPS最新表格版本。
电子文本文字页面大小以A4为宜，根据实际需要，有时图幅页面也可超过A4，按实际需求和可能定尺寸大小。
(四)机出数据文件
如5700测井仪等设备，是机出电子文件或数据体文件，这些机出文件和数据体，其设备所在单位有专门识别和解读设施和专业软件。相关技术人员在识别处理和解释某口钻井测井数据后写出该井的测井解释报告，编制出标准测井曲线等图件上交资料主管部门复制分发。测井数据磁带(或光盘)文件也会被要求交到地质资料管理部门，这些文件交到资料管理部门后，要保证能被读出并能被再利用。并复制异地保存，以备不时之需。
直接由机出文件，是电子文本的，需打印出一份纸质文本，并同时标明电子文本的运行环境、软件背景等元数据。
F. 电子档案管理
会博通综合档案管理系统：
涵盖档案全生命周期管理的专业功能
提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。
G. 电子文件的归档管理有哪些具体要求
电子文件归档与管理规范 （GB/T18894-2002）
1 范围
本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新报版本适用于本标准。
DA/T 18 档案著录规则
DA/T 22 归档文件整理规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
电子文件 electronic records
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.2
归档电子文件 archival electronic records
指具有参考和利用价值并作为档案保存的 电子文件（3.1）
3.3
背景信息 context
指描述生成 电子文件（3.1） 的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4
元数据 metadata
指描述 电子文件（3.1） 数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5
逻辑归档 logical filing
指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将 电子文件（3.1） 的管理权限向档案部门移交的过程。
3.6
物理归档 physical filing
指把 电子文件（3.1） 集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3.7
真实性 authenticity
指对 电子文件(3.1) 的内容、结构和 背景信息（3.3） 进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
3.8
完整性 integrity
指 电子文件（3.1） 的内容、结构、 背景信息（3.3） 和 元数据（3.4 ）等无缺损。
3.9
有效性 utility
指 电子文件（3.1） 应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
3.10
捕获 capture
指对 电子文件（3.1） 进行实时收集和存储的方法与过程。
3.11
迁移 migration
指将源系统中的 电子文件（3.1） 向目的系统进行转移存储的方法与过程。
4 总则
4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。
4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证
5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。
5.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。
5.1.2 登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。
5.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等）。
5.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。
5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。
5.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。
5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
5.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。
5.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。
5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。
5.4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。
5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。
6 电子文件的收集与积累
6.1 收集积累要求
6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
6.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。
6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。
6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一同收集。
6.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一并收集。
6.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。
6.1.12 定期制作电子文件的备份。
6.2 电子文件的登记
6.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记（见附录A的表A.1和表A.2）。
6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.2.4 电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。
6.2.5 电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。
7 电子文件的归档
7.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
7.2 鉴定
7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
7.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
7.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
7.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
7.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
7.4 检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
7.5 归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
7.5.1 逻辑归档
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
7.5.2 物理归档
7.5.2 .1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
7.5.2 .2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
7.5.2 .3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
7.5.2 .4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
7.5.2 .5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
7.5.2 .6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4和表A.5）
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（见附录A的表A.4），以件为单位填写续页（见附录A的表A.5）。
7.5.2 .7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7.5.2 .8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。
8 归档电子文件的整理
8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行。
8.2 归档电子文件以件为单位整理。
8.3 同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或保管期限—年度—机构（问题）等分类方案进行分类。
8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
8.5 电子文件的著录应参照DA/T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等）。
8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。
9 归档电子文件和移交、接收与保管
9.1 移交、接收与保管要求
对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
9.2 移交、接收检验
9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
9.2.2 检验项目如下：
——载体有无划痕，是否清洁；
——有无病毒；
——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的相应栏目。
9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
9.3 移交手续
档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的填写，签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
9.4 保管要求
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
d)环境温度选定范围：17℃~20℃；相对温度选定范围：35%~45%。
归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
9.5 有效性保证
9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年，保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
9.5.2 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
9.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
9.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录A的表A.6）
9.6 迁移
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录A的表A.7）
9.7 利用
9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
9.7.2 利用时应使用拷贝件。
9.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
9.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
9.8 归档电子文件的鉴定销毁
9.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
9.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
9.9 统计
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
H. 黑龙江省归档文件整理规则实施细则
法律分析：贯彻落实国家档案局下发的《归档文件整理规则》，进一步加强全省档案基础业务建设，提高归档文件整理工作规范化、标准化水平。
法律依据：《黑龙江省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》） 《实施细则》共7章26条，分为总则、术语和定义、整理原则、整理的一般要求、纸质归档文件的其他整理要求、归档电子文件的整理要求、附则7个部分，详细规定了纸质归档文件和电子文件的组件、分类、排列、编号等一系列具体整理方法。其中，纸质归档文件整理还包括修整、装订、编页、装盒、排架，电子文件整理包括格式转化、元数据收集、归档数据包组织、存储等内容。
《实施细则》明确规定，归档文件整理工作要符合“简化整理、深化检索”的原则，归档文件收集应齐全完整，保管期限划分应客观准确。《实施细则》在《归档文件整理规则》基础上，进一步强调了以件为单位的整理方法，规范了档号的编制方法，重点细化了归档文件目录项目设置、逐件编目和著录的具体要求，详细规定了文书档案装订、装盒方法，并在附录中以具体示例直观展现了归档章、归档文件目录、档案盒和备考表的式样。《实施细则》立足于全省档案整理工作实际，在充分调研和广泛征求社会各方面意见的基础上，反复研究修改而成，既注重规范性、标准性，又注重实用性和操作性《实施细则》的出台，为全省档案工作者提供了操作指南，对进一步推动归档文件整理工作规范化、信息化水平，更好地满足档案管理现代化的需要具有重要意义。
I. 文件材料清理归档电子文件怎么整理
一是按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；二要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威的电子文件组合，保证电子文件的完整性；三是电子计算机的软硬件环境，表达电子文件内容的•基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。•收集材料包括：•第一，归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关坏分子数据。•第二，纸质文件、缩微胶片。•第三，电子文件管理的许多环节的成果和文件信息。
