『壹』 电子文本的后期整理
(一)后期整理原则
1.多种文本信息一致原则
电子文本所载信息与纸质文本一致，电子文本之间信息一致的原则。电子文本以归档的原本纸质文本为准绳，将电子文本显示的信息与纸质文本对照，进行整理与修改；电子文本不因其拷贝的载体差异，其所载信息应该是一致的。
2.信息与背景信息集成管理原则
就电子文件的生成、运行、保管等管理活动要素性元数据互联与集合，形成信息内容与要素群体管理体系结构组合，从而提高文本的可靠性，提高管理效率。
集成管理思维源于地质资料数据流，伴生勘探开发业务流，是业务流的记录，能确保地质资料信息从产生到管理和利用，需要完整、安全、准确和及时反馈，保证资料信息随主流业务的产生、管理利用运转流畅、严密高效。
地质资料信息产生与产生平台及背景信息的元数据系统组合，在后期整理中一气呵成。
3.电子与数据信息动态管理原则
电子与数据信息动态管理，是指对电子文本、数据利用的全程进行监控，以动态适应性管理跟随文本与数据的运转和利用。力保永久真实，永久可读。在载体、软硬件环境不断随科技发展而不断变化中，使电子信息在动态状态下保持不变和可读。
(二)电子文本后期整理的内容
1.电子文件的鉴定
哪些电子文件需要保存?哪些电子文件能够保存?其涉及两个问题，一是电子文件的内容是否值得保存，保存是否有价值，二是其保存的价值是否可以实现。内容很好可惜因种种原因打不开同样无保存价值。电子文件的鉴定，以其信息内容为核心，以价值实现为保障。在日常地质资料的管理岗位设置上，一般设置“效率高、技术专”的专职岗位。多名专司电子文本鉴定与验收，逐步过渡到接收地质资料的员工都能熟练掌握电子文本与其他文本同时鉴定与验收，促使电子文本鉴定验收工作跟随时代发展而进步。
原本地质资料的电子文本，其载体上信息的保管期限，随纸质文本，使用的载体目前通常采用保险系数略高的光盘和硬盘。若载体(如光盘)到了保质期，需及时迁移信息至新的载体之上。
2.分类
电子文本分类，有按逻辑体系分类，也有按物理体系分类。
按逻辑体系分类是对电子文本信息内容进行的分类，一般随纸质文本的分类，目的是便于内容归类管理与应用检索。
按物理体系分类是按电子文本的载体进行的分类，目的是营造一个适宜载体保护的空间，提高载体保存寿命。
有资料室将载体为光盘的电子文本随纸质文本排列保存的，在卷内目录中显示为该档资料中的一件，这是按逻辑体系分类；当它与纸质文本分开保存时，如光盘存放在光盘柜，磁盘存放于磁盘柜，这是按物理体系分类，它们与纸质文本有互见号。当多档电子文件存于一个移动硬盘之上时，它们有电子文本序列号、文件标题等相关栏目，一般称“三级”根目录。
电子文本有时是“在线归档”的，与纸质文本不在同一时间入库，这需要鉴定与归档检查人员逐一参照检查，防止出现两种文本信息不一致情况发生。出现不一致时，以原始定稿纸质文本的“蓝本”为依据，要求提交单位整理电子文本，直到电子文本显示的信息与纸质文本一致，并配有完整的背景信息，方可通过验收归档入库。
成果地质资料的电子文件，国家主管部门有固定的汇交格式要求，在成果地质资料电子文件中，将成果地质资料的电子文件分为正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其他类。
电子文本的这种分类与纸质文本按信息内容的分类标准不是一个概念，这是出于方便电子文本管理和阅读而设置的。前者是馆藏资料分类，每一类中包含若干档，后者是在一档的电子文件中的区分与归类。
将一档成果地质资料电子文本分成这样的类，是规定这些文件的电子文件格式和其在保存介质中的组织方式，从而便于电子文件有序组合、便于有序打开，充分发挥电子文件的作用。打开一档电子文件，首先出现的是正文、审批、附图、附表、附件和其他六类让你选择性打开。
正文类，指这一档成果地质资料的全部正文，包括正文中的插图照片和插表。以正文的“正”字汉语拼音的第一个字母“Z”为类别代码。
审批类，指对这项成果由法定单位或技术权威组织对成果报告进行的评审验收、评审认定时形成的文件。以审批的“审”字汉语拼音的第一个字母“S”为类别代码。
附图类，指这档成果地质资料除正文以外的各种图件。用附图的“图”字汉语拼音的第一个字母“T”为类别代码。
附表类，指这档成果地质资料除正文中的插表以外的各种表格文件。以附表的“表”字汉语拼音的第一个字母“B”为类别代码。
附件类，指这档成果地质资料所附的技术性或说明性文字材料。以附件的“件”字汉语拼音的第一个字母“J”为类别代码。
其他类，指以上五类以外的电子文件。以其他的“其”字汉语拼音的第一个字母“Q”为类别代码。
电子文件在电子清单中的文件名，也有专门规定。通常由11个字符组成，这11个字符又分为四个部分：类别位、册序位、文件序号位和后缀位。
它们依次为类别位一个字符；册序位两个字符； 间隔位(“”下划线)一个字符；文件序号位四个字符；“点”文件后缀三个字符。
地质资料的利用与管理
3.病毒审查
对电子文件进行病毒扫描并杀毒，注意杀毒软件版本升级和使用正版购买的杀毒软件。
4.形成目录清单
全国地质资料成果资料上交要求：
电子文件有三级目录：盘目录、类目录和文件目录。
盘目录，以光盘为例。一张光盘打开后，首先出现的目录称根目录为一级目录，又称盘目录，一张光盘只有一个盘目录，纯文本文件格式，文件名规定为 “main dir.ml”。
类目录，是二级目录。也是纯文本文件格式，文件名规定为 “sub dir.ml”。这个“类”指的是区分成果资料中的正文、审批、附图、附表、附件和其他五类。这是一档成果地质资料中的电子文件分类。
文件目录，是三级目录。也是纯文本文件格式，文件目录文件名与成果地质资料电子文件名相同。类目录文件与文件目录文件放在存放该地质资料电子文件的子目录中。
盘目录格式
地质资料的利用与管理
地质资料的利用与管理
纸质文本与电子文本对照
电子文件登记表
成果资料光盘标签
光盘标签不是贴在光盘之上的，而是存放于光盘盒内的纸标签，光盘之上没有粘贴标签的位置；光盘册内，同一页的两个插袋，其中一个袋插放光盘，一个袋插放该光盘的纸标签。光盘背面用专用笔标注盘号，以显示该光盘是此光盘而非彼光盘。
光盘外标签与电子文件背景信息的元数据不同，通过光盘标签可读出该光盘所存信息要素：该电子文件编号和形成时间、电子文件题名、电子文件密级、电子文件形成单位信保管单位等。通过电子文件标签，可以查到电子文件登记表，电子文件登记表中显示的栏目是为打开电子文件而准备的背景信息。
在地质资料馆一般设有电子阅览室，配备专用电脑供技术人员阅读电子文件。
『贰』 黑龙江省归档文件整理规则实施细则
法律分析：贯彻落实国家档案局下发的《归档文件整理规则》，进一步加强全省档案基础业务建设，提高归档文件整理工作规范化、标准化水平。
法律依据：《黑龙江省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》） 《实施细则》共7章26条，分为总则、术语和定义、整理原则、整理的一般要求、纸质归档文件的其他整理要求、归档电子文件的整理要求、附则7个部分，详细规定了纸质归档文件和电子文件的组件、分类、排列、编号等一系列具体整理方法。其中，纸质归档文件整理还包括修整、装订、编页、装盒、排架，电子文件整理包括格式转化、元数据收集、归档数据包组织、存储等内容。
《实施细则》明确规定，归档文件整理工作要符合“简化整理、深化检索”的原则，归档文件收集应齐全完整，保管期限划分应客观准确。《实施细则》在《归档文件整理规则》基础上，进一步强调了以件为单位的整理方法，规范了档号的编制方法，重点细化了归档文件目录项目设置、逐件编目和著录的具体要求，详细规定了文书档案装订、装盒方法，并在附录中以具体示例直观展现了归档章、归档文件目录、档案盒和备考表的式样。《实施细则》立足于全省档案整理工作实际，在充分调研和广泛征求社会各方面意见的基础上，反复研究修改而成，既注重规范性、标准性，又注重实用性和操作性《实施细则》的出台，为全省档案工作者提供了操作指南，对进一步推动归档文件整理工作规范化、信息化水平，更好地满足档案管理现代化的需要具有重要意义。
『叁』 我国电子文件管理法制建设应坚持哪些原则
一．电子文件的全程管理原则 即从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。 全程管理是一种全面的管理 、一种系统的管理、一种过程管理 。 它涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求， 在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。 这个体系是通过过程控制实现结果控制，是一种过程管理。在这个过程中需要不断的发现和纠正失误，不断调整管理策略。将电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。 二．电子文件的前端控制原则 （一）文件的过程分化 前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，又分为前端、中端、末端。 前端：文件的形成 中端：文件的具体管理 末端：文件的留存和销毁 （二）文件的前端控制 前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。是实现电子文件全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其它载体文件、档案管理中是有效地，在电子文件管理中更是至关重要。它的必要性体现在以下两个方面。 1．前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。在电子文件形成初期便要保障电子文件的安全、可靠、完整、可读、防止其被破坏。要确保电子文件的真实性就是要保障文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。要保证文件的产生过程和产生之后的真实性。 2．前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行“业务流程重构” ，以便减少乃至消除文件、档案管理全程中各个管理环节的重复、疏漏和抵牾，从而达到功能合理，效率最高。 三．电子文件的集成管理原则 集成管理是指对管理要素的科学重组。电子文件的集成管理是将与电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互连与组合，形成具有要素群结构的管理体系的过程。 集成管理是全程管理思想的延伸和深化，它要求不仅关注文件流，也要关注与文件流相关的业务流，关注其他信息流的统筹兼顾、功能整合，鲜明地体现了开放式、集约式的管理理念。 具体说来，电子文件的集成管理原则在本系统中主要体现了以下三方面的内容： （1） 文件流于业务流的集成 文件流与业务流的结合程度应该是衡量电子文件管理质量的一个重要标准。文件流和业务流的集成思想不仅应体现在机构电子文件的管理理念、管理政策和管理方法之中，最终应体现在机构电子文件管理系统对电子文件流与业务流的一体化整合上。 （2） 文件流与其他信息流的集成 文件信息和非文件信息在内容上有互补性，在管理流程和技术上有许多相通之处，集成管理就是要打通它们之间的可通之处，连接它们之间的可连之处，实现最大限度的信息共享和知识挖掘。 （3） 文件流内部管理活动的集成 电子文件管理的各项具体业务应该并尽可能根据其内在关联性而得以整合或集成，如归档与整理、鉴定、著录的结合等。这一思想使得我们在构造系统时，虽然在管理数据是分门别类的进行管理，但信息是一体化的，从而避免的信息“死角”，使需要查找的信息都能找到。四。电子文件动态管理原则 动态管理是指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求，以保证管理目标的实现。 五．电子文件的注重效益原则 效益就是投入产出比，成功的管理应该有助于提高该项活动的效益。 在当今的网络环境下,电子文件在检索、存储容量以及资源共享等方面优于纸质档案,成为了现阶段档案存在的一种主要形式之一,且有取代纸质档案的趋向,这种革命性的变化给档案管理工作注入了新鲜的活力,我们应该针对电子文件的特征探究电子文件的利用效益。对于电子文件,我们要更新观念,突破传统的效益观,充分开发电子文件信息资源自身产生效益的潜力,使档案事业在电子时代得到进一步发展。
『肆』 文件归档整理规定
法律分析：各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
法律依据：《归档文件整理规则》 4 整理原则
4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
『伍』 电脑资料整理技巧
一、缩小文件大小
如果平时你使用PPT较多的话，用一个小技巧能大大压缩文件所占的电脑空间，同时保持文件质量。
先打开后缀是ppt的文件，只需要另存为pptx，通常可以在原有基础上缩小10%以上。
如果想把电脑中一些大号图片进行压缩的话，有三种办法。
1，单张图片需精修可以选用photoshop；
2、下载软件mini photo，通过它基本上30张照片在一秒钟左右就可以按照你想要的质量比例实现压缩，效率奇高，极其推荐；
3，将图片批量传输入微信服务号：我的印象笔记，可自动将2M图片缩小到200k左右。
接下来，再通过电脑版印象笔记软件进行照片的提取就完成了。
二、文件夹命名法
文件夹最多分3层，设置的层过多你会有种深陷文件海的赶脚，很不愿意把文件找出来用。
第一层文件夹：项目
设置规则推荐：1位数字+4位汉字，通常4位汉字已经可以把一个项目主要核心描述清楚，便于之后辨认。
前方设置数字，是为了当文件夹一旦超过5个，总要按照使用频次、重要程度排个优先次序吧。
这种1+4格式，我已经使用了4年多啦，欢迎大家体验尝试哦。
例：0临时文件、1手绘作品、2书法作品、3、培训资料
第二层文件夹：年份
例：2016年
第三层文件夹：月份
例：5月
最后一层才是文件
三、文件名命名法
设置规则推荐：
1、数字+主题+日期，举例：005 W49春楠静思 2016年12月05日.jpg
2、日期+项目+主题，举例：20140510-印象笔记课程大合影-袁春楠.jpg
3、日期+项目+主题+姓名+版本号：2016年12月07日 企业内训 北京移动课程方案 袁春楠 V1.0.doc
其实，我们只需要做的是像贴标签一样把每个文件贴上各类关键词，你贴的越多，将来查找的时候越容易。
当然了，即使规则简单，却很少有人能坚持把每一个文件都起上对应的名字。
如果每个文件有明确的命名方式，之后在寻找的时候当然很容易几秒钟内完成搜索。
日常使用电子资料的过程中，但凡想图方便，不编辑好文件名就拖拽到桌面或某一个新建文件夹的，之后需要用再找的时候，可就费了劲了。
既然知道了后期会浪费的时间更多，不如在接触每一个新文件时把他们编好身份，放在相应的硬盘分区、一级目录、子目录中去吧。
四、从头做起
建议从进入单位工作，或者拥有一台新电脑的第一天开始，把手头接收到的各类历史数据及新数据都进行一番梳理。
完成整理文件的工作看似不会给企业带来直接效益，但能够在工作过程中大大提高员工的工作效率，减少不必要的工作疲劳。
五、每次整理5分钟
当然，如果你已经拖了很久都没有整理过文件，真的需要有点心理准备。
整理文件的工作十分耗费脑力，除了强迫症相信没什么人真的愿意去做，如果真的动起手来，请确定一定以及肯定的，在一天中精力最充沛的早上或上午时段来推动这项工作，否则很难硬着头皮完成。
如果整理文件的工作实在是难度太大，但好在还没有火烧眉毛的那么急着完成，有个实用的小方法。
就是每天只要求自己整理5分钟。
不要看不上5分钟里能做到的成果哦，一天5分钟，一年就是1800分钟，也就是30小时呢，如果连续让你整理文件3小时估计已经要出人命了，从现在开始，每天从5分钟开始尝试吧。
『陆』 电子档案管理
会博通综合档案管理系统：
涵盖档案全生命周期管理的专业功能
提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。
『柒』 在电子政务中文件管理工作必须遵循的原则是什么
一是尽可能减少留存文件的数量，避免人力财力物力档案保存空间的浪费，严格执行文件保存期限二是服务于办公效率的提高三是文件的鉴定必须具有绝对的权威性，保持严肃认真的领导审示程序四是注意协调与办公室其他工作人员和职能处室、业务单位的关系，及时了解他们在管理工作中对文件信息的需求，保证机关工作正常有序的开展；五严格查阅文件制度，注意文件的利用范围和对象，严格执行国家的保密法规
『捌』 如何整理电脑文件
桌面图标归类用电脑的时候，首先一看到的就是桌面，如果桌面一堆快捷键，一看到心情就会不好，更别说用电脑了，整 个人心情都会很烦。所以，可以把桌面面的快捷健，归好类，以后打开的时候，去相应的文件夹里面打开，这样会很清爽了。磁盘分区除了桌面，其它的磁盘也需要清理的，不然文件资料就是一堆乱。为了更好的整理电脑里的资料，可以把各分盘的名称更改一下，这样有篮球更好的整理电脑里文件资料。文件归类大类的做好以后，就是小类的文件了。把每一个文件分好分类，再建一个文件夹，把同类的文件放在一起，这们即方便整理文件，也利于查找文件。文件做好标注如果电脑里面的资料太多了，真的不方便查找 ，所以在整理文件的时候，最好把每一个文件做好标注，比如时间标注，这样在遇到同类的文件的时候，就能分辨那个是最清版的。定时删除不要的文件电脑里面的空间都是有限的，除了整理资料，还需要把不要的文件或图片或视频进行删除，这样即腾出了空间，也可以把电脑里面的资料整理得干干净净。文件不要安装在C盘安装软件会占有用电脑的空间，其它的盘还没什么，但是如果把文件安装在C盘，会让电脑变得很慢很慢，打开一个文件都会需要几分钟，更不用说整理文件了，所以，在整理文件前，先把不要的软件删除 ，或者安装到其它磁盘。
