㈠ 急需采购程序文件
1确定需求2需求说明3选择供应商4价格和采购条件确定5发出订单6订单追踪和催货7验收8核对发票9不符与退货处理10结案11记录与档案维护
㈡ 采购需要供应商资质资料主要包括哪些
采购需要供应商提供以下资质资料：
一、首先要提供营业执照副本、税务登记证、开户行许可证、组织机构代码证（主要看看他们的成立时间、注册资本、营业执照是否有最新年检的）
二、若为代理商，需要提供代理授权证书（请注意有效期和代理区域）
具体描述如下：
1、从批发市场采购，并应当索取、留存有供货方盖章（或签字）的购物凭证。
购物凭证应当包括供货方名称、产品名称、产品数量、送货或购买日期等内容。长期定点采购的，餐饮服务提供者应当与供应商签订包括保证食品安全内容的采购供应合同。
2、从生产加工单位或生产基地直接采购时，应当查验、索取并留存加盖有供货方公章的许可证、营业执照和产品合格证明文件复印件；留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。
3、从流通经营单位（商场、超市、批发零售市场等）批量或长期采购时，应当查验并留存加盖有公章的营业执照和食品流通许可证等复印件；留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。
4、从流通经营单位（商场、超市、批发零售市场等）少量或临时采购时，应当确认其是否有营业执照和食品流通许可证，留存盖有供货方公章（或签字）的每笔购物凭证或每笔送货单。
5、从农贸市场采购的，应当索取并留存市场管理部门或经营户出具的加盖公章（或签字）的购物凭证；从个体工商户采购的，应当查验并留存供应者盖章（或签字）的许可证、营业执照或复印件、购物凭证和每笔供应清单。
6、从食品流通经营单位（商场、超市、批发零售市场等）和农贸市场采购畜禽肉类的，应当查验动物产品检疫合格证明原件；从屠宰企业直接采购的，应当索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照复印件和动物产品检疫合格证明原件。
7、实行统一配送经营方式的，可以由餐饮服务企业总部统一查验、索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照、产品合格证明文件，建立采购记录；各门店应当建立并留存日常采购记录；门店自行采购的产品，应当严格落实索证索票、进货查验和采购记录制度。
8、采购乳制品的，应当查验、索取并留存供货方盖章（或签字）的许可证、营业执照、产品合格证明文件复印件。
9、批量采购进口食品、食品添加剂的，应当索取口岸进口食品法定检验机构出具的与所购食品、食品添加剂相同批次的食品检验合格证明的复印件。
(2)采购工作都有哪些文件扩展阅读：
选择供应商的短期标准：
1、合适的商品质量
采购商品的质量合乎采购单位的要求是采购单位进行商品采购时首先要考虑的条件。对于质量差、价格偏低的商品，虽然采购成本低，但会导致企业的总成本增加。因为质量不合格的产品在企业投入使用的过程中，往往会影响生产的连续性和产成品的质量，这些最终都会反映到总成本中去。
相反，质量过高并不意味着采购物品适合企业生产所用，如果质量过高，远远超过生产要求的质量，对于企业而言也是一种浪费。因此，采购中对于质量的要求是符合企业生产所需，要求过高或过低都是错误的。
2、较低的成本
成本不仅仅包括采购价格，而且包括原料或零部件使用过程中所发生的一切支出。采购价格低是选择供应商的一个重要条件。但是价格最低的供应商不一定就是最合适的，因为如果在产品质量、交货时间上达不到要求，或者由于地理位置过远而使运输费用增加，都会使总成本增加，因此总成本最低才是选择供应商时考虑的重要因素。
3、及时交货
供应商能否按约定的交货期限和交货条件组织供货，直接影响企业生产的连续性，因此交货时间也是选择供应商时要考虑的因素之一。
企业在考虑交货时间时需要注意两个方面的问题：一是要降低生产所用的原材料或零部件的库存数量，进而降低库存占压资金，以及与库存相关的其他各项费用：
二是要降低断料停工的风险，保证生产的连续性 结合这两个方面内容，对交货及时陛的要求应该是这样：用户什么时候需要，就什么时候送货，不晚送，也不早送，非常准时。
4、整体服务水平好
供应商的整体服务水平是指供应商内部各作业环节能够配合购买者的能力与态度。评价供应商整体服务水平的主要指标有以下几个方面培务。如果采购者对如何使用所采购的物品不甚了解，供应商就有责任向采购者培训所卖产品的使用知识。
供应商对产品卖前和卖后的培训工作况，也会大大影响采购方对供应商的选择。
安装服务：通过安装服务，采购商可以缩短设备的投产时间或投入运行所需要的时间。维修服务。免费维修是对买方利益的保护，同时也对供应商提供的产品提出了更高的质量要求。这样，供应商就会想方设法提高产品质量，避免或减少免费维修情况的出现；
技术支持服务：如果供应商向采购者提供相应的技术支持，就可以在替采购者解决难题的同时销售自己的产品。比如，信息时代的产品更新换代非常快，供应商提供免费或者有偿的升级服务等技术支持对采购者有很大的吸引力，也是供应商竞争力的体现。
㈢ 采购文员有哪些工作内容
采购文员主要是给采购部作各种文档处理工作和部分对外工作，不同的公司会有些不同的安排。中大型公司的采购量采购任务都是很多的，为了配合各种申请、审批、询价、订货、验收、入库、付款、返修等采购流程（企业ERP的一部分内容），都会有大量的文档工作包括资料录入等内容。 大部分公司会让采购部配备采购文员或采购助理来处理这些事，以协助采购们完成任务。 例如：某公司采购文员的岗位职责：(1)请购单、验收单之登记。 (2)订购单与合约的登记。 (3)交货记录及跟踪。(4)供应商来访的安排与接待。 (5)采购费用的统一申请与报支。 (6)进出口商品文件及手续之申请。(7)电脑作业与档案管理。(8)承办保险、公证事宜。（9）下采购单，催货采购文员工作内容：1.编写采购合同等文件，单价对比，报价单输入系统。2.编制采购部门的周报表或月报表3.收集、整理与统计各种采购单据与报表4.采购品质记录的保管与维护5.采购事务的传达6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等7.协助采购员完成价格谈判等工作8.管理日常采购文件，记录采购进度
㈣ 采购部门的文件怎么样分类
先按文件类型分：供应商资质（调查表、营业执照、税务登记证、组织机构代码等），年度协议\品质协议\采购合同\订单，送货单\对账单。然后按物料类型分：办公用品类、固定资产类、外销产品类、生产材料类等最后按供应商名称分
㈤ 政府采购文件有哪些
一、政府采购文件，在《政府采购法》中，这么规定（其实就是采购过程产生的相关档案）：第四十二条 采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。 “采购文件”包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。 采购活动记录至少应当包括下列内容： （一）采购项目类别、名称； （二）采购项目预算、资金构成和合同价格； （三）采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因； （四）邀请和选择供应商的条件及原因； （五）评标标准及确定中标人的原因； （六）废标的原因； （七）采用招标以外采购方式的相应记载。二、而在实际日常工作中，“采购文件”通常指对应五种采购方式的对外发布的招标书。如：招标文件、询价文件、谈判文件、单一来源等文书的统称。从招投标法的角度出发，简单的理解，采购文件就是招标文件。
㈥ 项目采购的具体流程
1、计划采购管理
采购首先在项目规划阶段确定。对于每一个外部承包商，都需要一份工作说明书（SOW）作为一份概述所承包工程的文件。
然而，在签订合同之前，是一份征求建议书，其中多个承包商可以对工作进行投标，项目经理可以从他们的投标中确定谁将获得合同。
这些请求是经过深思熟虑的，因为是整个项目的指导文件，越具体越好。这避免了以后的混乱，有助于制定更准确的计划。
该流程收集在采购管理计划中，包括需求文件、风险登记、活动资源需求、项目进度、活动成本估算等。
为了指导这些决策，有一些工具和技术，比如自制或购买分析，可以帮助确定活动是否需要外部供应商，或者可以在内部完成。寻求专家的帮助、进行市场调查和与利益相关者会面也有助于指导这一决策。
2、进行采购
在完成第一阶段的文书工作后，进行采购阶段是研究返回的投标并确定接受哪个投标的阶段。然而，在决定之前，应该有一个适当的标准来决定哪个投标最适合该项目，并且适合你的物流管理。然后签署协议，更新项目管理计划。
通过与投标人举行会议，掌握评估建议书的技巧，并进行独立评估，以确保投标在正常范围内，从而确定中标人。向你所在领域的专家寻求建议，了解他们的观点，这并没有什么坏处。
你也可以运用一些分析技巧。广告是确保你投放尽可能广泛的好方法，你可以根据所有潜在的投标人来决定。然后是采购谈判，需要调整最终合同以满足你和承包商的需求。你应该使用采购订单记录你订购的商品/服务的价格、数量、交付窗口和付款条件。
3、控制采购
一旦签订合同，这些承包商的管理必须纳入总体管理职责。承包商可能会对预算和进度产生负面影响，从而导致项目偏离轨道或更糟。
因此，定期更新状态对于审查承包商协议、获取进度更新和审查工作绩效是必要的，以确保承包商满足其合同中概述的要求。尽管你雇佣承包商是因为他们是这方面的专家，但你仍然需要监控和跟踪他们的工作，以确保工作按计划进行。
最好签订变更控制系统合同，并定期进行采购绩效审查，包括检查和审计，以确保工作正常进行。绩效报告也有助于让管理者了解情况。支付系统、索赔管理和记录管理系统都需要到位。工作指令必须包括承包商正在执行的工作的所有细节，以便于绩效监控。
4、完成采购
正如有一个开始采购的流程一样，也需要一个到位的流程来完成采购。应在与承包商的初始协议中详细说明已完成工程的构成，因此，任何一方都不应混淆工程何时完成。
保险和担保通常也需要正式免除责任。这可以确保合同的价值和完工日期没有未完成的变更。
采购审核有助于这一过程，并进行结构化的采购谈判。还需要一个记录管理系统来管理采购过程这一阶段涉及的所有文书工作。
8Manage PM系统如何帮助项目采购
拥有正确的工具可以使项目管理采购更加有效。8Manage PM提供了丰富实用的功能，让你实时跟踪和管理项目采购。你可以规划采购合同，还能记录采购合同的开始时间和计划结束时间。状态更新，包括采购付款，都会立即反映在实时仪表板上。你可以跟踪承包商的进度，以确保项目按计划进行。
8Manage 采购业务与项目实时连通，通过交易内容（产品、服务及报价等）、采购及付款等合同管理，自动连上供应商、采购计划及供应商的应付款，及时处理付款及发票。所有项目信息集中在一页面，管理人员可以立即关注所有事情，更轻松地管理多个文档和工作流程。不仅可以看到项目是否按计划进行，还可以管理为该项目进行的任何采购。联系我们即可观看系统演示。
㈦ 采购部门主要有哪些文件需要归档
1、供应商资料（分出先有供应商及备选供应商）。包括中标资料、企业的各种证明、法人、联系方式电话等2、与供应商签订的合同3、历年原材料采购情况，分析表
㈧ ISO9001质量认证体系中，采购部门需准备的文件有哪些
采购部应该按标准的要求 ，针对7.4 要求 ，应该准备供方评定、合格供方名单、 采购计划、进货检验记录等。 主要就这些，还有就是面对 审核时不能一问三不知，就要求我们对9001有些认识。
㈨ 采购程序文件有哪些内容
供应商管理、采购订单、采购过程监控、采购产品验证
㈩ 采购部在质量体系中需要做哪些文件
应该跟你公司采购部承担的职责相对应一般应该有：1、采购过程的控制程序：描述采购过程的各环节如何运行及各环节所需的控制要求和记录要求。采购过程一般有采购需求的提出、采购要求的评审和确定（包括供应商的选择和评审）、采购的实施、采购产品或服务的验证（包括对供应商的控制和评价）这几个环节。2、按照控制程序的策划，明确各环节的岗位职责或者操作要求，建立相应记录并加以运行。可以编写作业指导书或建立办事流程并辅以电子流程或纸面过程单据来实现。3、规定对于采购过程的监视测量要求，如设定部门质量目标或各环节的控制指标（比如KPI）等，并按照要求开展监视测量活动
