Ⅰ 文书档案该如何分类及管理
1、保管期限—年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2、保管期限—年度—问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3、问题—年度—保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4、年度—保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
5、年度—组织机构—保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。
进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。
维护完整有两方面的含义：从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。
便于利用为全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。
(1)归档的文件应先按什么等划分扩展阅读
档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。
通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。
在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。
由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。
Ⅱ 政府文件的分类归档，按部门分为哪几类，怎样分为好
可以根据收文的类型比如通知归一类并且按照收文日期分类；规定归一类也按收文日期归档；希望对你有帮助
Ⅲ 行政单位 文件档案归类 方法
文件材料整理归档的具体操作方法：
收集：收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完整、内容真实准确
明确归档范围：凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。
(3)归档的文件应先按什么等划分扩展阅读：
行政单位和事业单位：
（1）内涵不同——行政单位是国家机关，而事业单位是实施政府某项公共服务的部门，是社会服务组织。
（2）担负的职责不同——行政单位是负责对国家各项行政事务进行组织、管理和指挥；而事业单位是为了社会的公益目的从事教育、文化、卫生、科技等活动。
（3）编制和工资待遇的来源不同——行政单位使用行政编制、由国家行政经费负担。事业单位使用事业编制，由国家事业经费负担。事业单位有全额拨款的，有部分拨款的，还有事业单位企业化管理的。
行政单位人员的工资按《公务员法》由国家负担，而事业单位则根据不同的管理模式实行不同的待遇。 行政单位或事业单位根据工作性质，也有具有行政事业编制的非公务员的人就职，一般是从事后勤保障的工勤人员，他们的待遇除职权不同外，收入和公务员完全一致。
Ⅳ 档案应该按照什么方法存放、归类
档案归类： ■★第一条 管理部门�1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 ■★第二条 文件点收�文件结案移送归档时，依如下原则点收：�1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。 ■★第三条 文件整理�点收文件后，应依下列方式整理：�1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 ■★第四条 档案分类�1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下�A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。来源：考试大
Ⅳ 公文归档的方法
当然是根据国家标准好，这都是经过实践证明且轻质有效，统一使用的方法，不过我先给您一份我写的，后面附上国家标准，祝成功， 文件、记录归档的有关规定 1. 目的 规范公司文件、资料的管理，确保公司资料完整，便于查找。 2. 适用范围 记录、证书、证件、技术资料、公司文件及综合类文件 3. 管理程序 3.1. 保管 3.1.1. 记录的保管方法 3.1.1.1. 按记录的编号归类存放，能成册的按月整理成册，按年装订成卷，例如:信息反馈单、电话记录、领料单等。 3.1.1.2. 涉及同一项目的有关记录按项目成套保管，项目结束时，每个项目单独装订成册，按年装订成卷。例如:ZHHK-JL/04的管理评审系列记录、ZHHK-JL/06的质量计划系列记录及ZHHK-JL/08的项目建议书一直到ZHHK-JL/11的设计和开发更改通知单等。 3.1.1.3. 除文件控制清单、记录控制清单在文件换版时组卷外，其余记 录按月整理，按年装订成卷。 3.1.2. 证书、证件类文件的保管 综合部负责将各类证书、证件登记编号；属于个人的证书，复印留底后，归还个人保管；属于公司的证书由综合部统一保管。 3.1.3. 技术资料的保管 技术材料，从立项开始，直至成果推广应用各阶段形成的文件材料，使用后交到综合部保管，待成果推广后，将所有材料装订成卷。 3.1.4. 综合类文件的保管 将有一定相关性的文件整理在一起，随时将文件归到相应的类别，年底按类别装订成卷。 3.1.5. 公司文件的保管 公司文件发布后要在综合部登记备案，年底按文件编号的顺序装订成卷。 有保存价值的通知按公司文件处理，附在公司文件后面，按发布的日期排列装订。 3.2. 组卷要求 3.2.1.卷内要有目录 3.2.2.卷要有编号 编号规则:xx–xxx 文件类别代号:记录 —— JL 证书、证件类文件 —— 证 技术资料 —— JS 综合类文件 —— ZH 公司文件 —— GS 3.2.3. 证书、证件类文件因经常使用，所以不用组卷，但要有目录。证书、证件 单独编号。 附上国家标准: 中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准 2001-01-01实施 ——————————————————————————– 1 范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义 本标准采用下列定义。 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件 ，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法 5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2 分类 归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。（见图A1。图示中“＊”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同）。 5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2 年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4 件号:文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5 机构（问题）:作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。 5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 5.5.1.1 件号:填写室编件号。 5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 5.5.1.3 文号:文件的发文字号。 5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"〔 〕"号。 5.5.1.5 日期:文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。 5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。 5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。 5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 5.6.1 档案盒 5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。（见图A4(a)）。 5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。 5.6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期（见图A5）。 5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。 5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。
Ⅵ 如何进行档案整理
如何进行档案整理
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。下面是我搜集整理的如何进行档案整理，欢迎阅读。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值，确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件(处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等)，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的(现10年)文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则： 以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
(一)大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案(含科研、基建、设备仪器等)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
(二)各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
(1)保管期限—年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系(针对本级)的材料组合在一起;将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起;将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起;将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起;对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
(2)保管期限—年度—问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。再在年度下按按问题(如综合、政工、业务)分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
(3)问题—年度—-保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位(如自来水公司)，此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一年度内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
(4)年度—保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一年度内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类—-保管期限—年度分类法。
3、科技档案采用种类–保管期限—年度分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
(1)采用种类–保管期限—年度分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按年度时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
(2)年度—类别—保管期限的分类方法，首先应分开会计年度，再按形式分为几类(先报表、帐薄再凭证)，然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式–年度–保管期限分类法，按载体形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带;
6、电子档案按照载体形式–年度–保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘;
7、实物档案一般采用载体形式–年度分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别—年度分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制
(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”， 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.
(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。
(三)案卷(件)号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
四、档案整理的质量要求：
(一)组合(卷)要求;以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档;有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档;附件随正件收集归档;关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。
A.时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的.分年度时.以文件签发日期(成文日期)为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期(成文日期)，电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
(1)跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度;没有复文的，放在请示年度;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间;跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件，放在会议结束的年度;跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度;法规性文件放在公布或批准的年度。
(2)按专门年度(如教学年度)形成的文件，放在专门年度组卷。
(3)没有标明落款日期的文件材料.应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
(4)临时性机构，存在时间不长(两年以内)，文件材料较少.形成的文件可以不分年度.放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。
B.来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
C.内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
A、文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期(30年、10年)二种不同的保管期限分开 。
(1)永久保存的.文件有以下八个重要方面：一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党*会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。 要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。
(2)定期保管的文书档案主要包括：一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;主要是指本机关各部门在履行职能活动形成一般性的规章、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，三是本机关形成的有关事务管理、制度、安全保卫等一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件;包括工作计划、总结、专题调研材料等。 五是本机关关于一般性问题的请示与上级的批复、批示。一项系统工程，是分阶段进行的，那么在各阶段形成的文件材料，只能当成一般性的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的，仅反映一个部门或一个方面职能活动的文件材料。六是上级机关制发的关于本机关主管业务，但要贯彻执行的一般性文件材料(包括一般性的会议文件材料)，这一条几乎大多数机关都有，虽是普发性的，但不是事物性的，而是需要贯彻执行的。七是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。在这一条中提到上级或同级，不一定是本机关的主管业务，但又需参照执行，比如财政、人事、劳动等部门制发的调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计生等文件材料。八是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。九是下级机关报送的年度或年度以上计划(含长远规划)、总结、统计、重要专题报告等文件材料。以上定期保存的9条中有7条使用了“一般”这个词。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的问题是否常规性、技术性等方面的问题。
(3)根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意以下几点:一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如全县教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么我们可以把这个先进事迹也做永久。我县统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件),部分重要的可定为30年,其他都是10年。四是本级内部科室加挂县机构牌子,期限提高.五是本级简报30年
B、会计档案。
(1)会计凭证：保管15年。
(2)会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
(3)会计报表：决算报表永久保管(包括文字分析)，会计月报表保管15年。
(4)其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年
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C、科技档案。基建、科研：永久，设备档案：长期。
E、音像、电子、实物档案：永久。
F、业务档案保管期限按上级业务主管部门要求或县档案根据其单位业务档案存在的价值确定。
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Ⅶ 简述归档文件的排列方法
文件一般是有保存期限的，先按年份分开，然后按类别分，制作目录以及电子目录。照片属于特种载体档案，要有照片和电子版的，还要有底片。按活动分，完整的，一步步来，按照活动顺序来..
Ⅷ 企业档案的分类方案谁知道
企业档案的分类方案档案的整理工作就是将零散的和需要进一步条理化的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。档案的整理是企业档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，就各个完整的档案综合体的生成及其全部流程而论，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节( 要素) 组成的有机系统；另一方面，就特定的档案管理企业而论，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目录的编制。一、区分全宗企业档案全宗是特定的企业在进行生产经营及其他各项活动的历史过程中形成、积累下来的，是由各种原始记录所构成的、不可分割的有机体系，其成分包括特定企业的各种门类、各种形式的档案材料。确定一个企业的档案能否构成全宗，主要应研究它在行政上、财务上和组织人力资源上是否具有一定的独立性。即要具备以下条件：( 1) 该组织可以独立行使职权并能以自己的名义单独对外行文。( 2) 该组织是一个预算会议机构或独立的经济核算机构，自己可以编制预算或财务计划。( 3) 该组织设有管理人力资源的机构或人员，并有一定的人力资源任免权。有的立档机构并不完全具备这三个条件，其中最基本的是第一个条件，所以，具体区分档案全宗，应以此为核心，从实际出发，具体问题具体分析，灵活地、辩证地运用其构成条件。判定档案具体属于哪个全宗，关键在于确定档案的形成者——立档机构，即形成档案全宗的企业或个人。需明确的概念是，一个全宗的成分，包括该立档机构的各种形式和各种来源的档案。对档案的形成者必须准确理解，不能把档案形成者等同于文件作者。为此，首先要掌握全宗构成中的文件的基本类型。全宗构成不外乎内部文件、发文( 存本、原稿) 和收文三种类型的文件，应主要从此三方面着手，分别查明各自的形成者。立档机构的内部文件和发文，其文件作者即档案形成者，只要查明文件作者，就确定了所属全宗。立档机构的收文，其实际接受者就是档案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的实际接受者，也就确定了其所属全宗。二、全宗内档案的分类对一个企业来说，企业档案分类是指根据企业档案的内容、性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的、具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。分类是企业档案整理工作的核心内容，是管理企业档案的基本手段。它包括选择分类方法、制定分类方案、为档案材料分类( 文件的归类) 和案卷排列等具体内容。具体来说，企业档案的分类方法主要包括分类标准的选择、分类标准的组合与分类层次的确定等内容。1. 企业档案分类标准的选择分类标准有时被直接称为“分类方法” 。由于企业档案类型复杂，所以其分类标准也有很多。( 1) 职能分类标准，即按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。它是企业档案分类原则的重要内容，所以各类企业在档案分类中，均将职能分类标准应用于一级类目的设置。( 2) 问题分类标准，即按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。它有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。( 3) 组织机构分类标准，即企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。它可以客观地反映企业内部各个机构的工作活动的历史面貌，保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。( 4) 年度分类标准，即按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。它能够反映企业有关管理工作的发展变化情况，便于掌握，简便易行。( 5) 型号分类标准，即按产品或设备的种类与型号划分企业的产品档案或设备档案的类目。它可以将同一型号的产品或设备的档案材料集中，反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系，便于按型号成套地利用有关档案。( 6) 课题分类标准，即按独立的研究课题来划分企业的科研档案的类目。它可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起，能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程，便于按课题查找利用有关档案。( 7) 工程项目分类标准，即按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。它可以反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用有关档案。( 8) 专业性质分类标准，即按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。它便于企业从专业性质的角度查找、利用有关档案。( 9) 档案形式分类标准，即按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。它使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中。2. 企业档案分类标准的组合当企业档案的分类有两个或两个以上的层次时，就要采用分类标准组合的方法进行档案分类，但这些分类标准的运用是有先后次序的。当一个分类标准得到最先采用时，那么企业的档案材料必然会优先按照这个标准加以集中。所以，企业档案分类标准的组合，实际上是要解决按什么分类标准集中企业的档案材料，形成怎样的企业档案分类体系，为企业档案提供何种检索途径的问题。企业档案分类标准组合的具体方法如下：( 1) 企业档案一级类目设置方法。一级类目是企业档案分类的第一个层次。《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分类，设置九个一级类目：行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、领导员工档案类。但这不是绝对的，企业可以根据实际情况进行一些调整。如一些特大型企业或是生产程序特殊的工业企业，如冶金企业，可以根据各自档案构成的特殊性，适当增设有关的一级类目；而一些规模较小的企业，可以根据企业的工作性质、工作内容以及档案数量，减少或合并有关的一级类目；对于一些非生产性的企业，如商业企业、金融企业等，也可以根据各自的特殊情况，增设有关的一级类目。( 2) 企业档案二级及二级以下类目设置方法。企业档案二级及二级以下类目的设置，同一级类目一样要依据企业管理职能的分工。3. 企业档案分类层次的确定企业档案分类层次的确定要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定，没有一个绝对模式。( 1) 不同性质企业的档案分类层次的确定方法。规模较小的企业，因管理单纯，工作内容不复杂，形成档案数量少，所以分类时，可根据企业的实际需要，适当简化分类层次，必要时可以只设置一级。相反规模大的企业，档案的分类层次一般为三级甚至四级。( 2) 同一企业的不同门类的档案分类层次的确定方法。这种方法是由工作性质与任务以及档案的数量与规模决定的。如商业企业中，其经营管理档案体现着这类企业的基本职能，其工作复杂，档案数量多，所以，可能需要划分三级或三级以上，而它的设备档案仅是企业的辅助职能，所以，只划两级就够用了。三、编立保管单位( 立卷)案卷是按照一定的主题、内部特征和外部特征编立的，是具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一，是组成全宗的基本单位。现行企业的文件立卷工作在文书部门和业务部门进行，但档案部门应该对立卷工作予以协助和指导。四、案卷排列指根据一定的方法，确定每类案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。其排列方法有多种：( 1) 按照案卷所反映的工作上的联系排列。( 2) 按照案卷内容所反映的一定问题排列。( 3) 按照案卷所属起止日期( 时间) 来排列。( 4) 按文件的作者、收发文的单位以及文件内容所涉及的地区排列。( 5) 人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。前两种方法是最常用的，也是比较好的方法。上述方法，可以单独使用，但实际上往往是几种方法结合使用。其中，第一、二、四种，往往又都结合重要程度使用。一个全宗内各类案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一个类内的案卷的排列，在一个层次上只能用一种方法，以下再依次结合其他方法排列，而不能同时平列运用几种方法排列案卷。对于具有不同类型和保管期限的档案的全宗，在案卷排列中应予以区分。五、编制案卷目录案卷目录即案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。设置案卷目录的原则是，必须按照全宗来编制，一个全宗编一本，也可以编几本案卷目录。因此，案卷目录的类型基本上有两种：以全宗为单位编制的综合目录；以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。分册目录按其门类的特征，其编制方法又可分为以下几种：( 1) 以全宗档案分类的类别为单位编制。( 2) 按保管期限编制。( 3) 按保管期限结合分类方案编制。这种方法又可分为两种形式：按全宗内案卷的不同保管期限，各编制一本或几本案卷目录；按全宗内挡案分类的类别，各编制一本或几本案卷目录。( 4) 按档案的机密程度分别编制。一般，案卷目录的册数和案卷号码的位数不宜过多，以将案卷数控制在千位以内为宜。
Ⅸ 归档文件常见的分类方法有哪些
归档文件的分类方法：（1）按年度分类（2）按保管期限分类（3）按机构（问题）分类（4）几种分类方法的结合运用
Ⅹ 文件如何分类，怎么归档
1、首先把所有的文件都收集到一起，叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏回掉了，要不然以后答在查询文件的时候，会很麻烦的；
