❶ 电子文件管理与实践
胡仲奎
（甘肃省国土资源信息中心）
摘 要 研究电子文件不同于纸质文件的形成特点具有重要的意义。本文主要论述了电子文件管理中存档载体类型和格式、电子文件管理的风险成因、存档光盘长期可读的保障机制，以及由于电子文件的安全性没有得到完全保证，致使纸质文件在相当长的时间里将会与电子文件共存于世且保持一致。
关键词 电子文件 纸质文件 管理 实践
随着科学技术的迅猛发展，社会信息化程度逐渐提高，档案资源也日益数字化、电子化。它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。随着图文地质资料数字化工作的深入开展，大量电子文档的安全存储、妥善保管和利用现代化手段进行文件归档与管理，已成为一种必不可少的形式。研究电子文档不同于纸质文档的形成特征，是制订科学的电子文档管理战略从而实施有效管理的基点。
1 电子文件类型和格式
电子文件是以计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录，是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。光盘与磁带、磁盘相比，其特点是：记录密度高、存储容量大；非接触式记录和信息读出方式；数据传输率高；存取速度快；易保存。因有保护层，信息读出为无接触式的，不存在读出磨损，所以盘片不易损坏。根据这些特点，目前使用光盘作为电子文件归档的载体比较合适。尽管它的标准不够完善，但随着技术的发展，相信在不久的将来，有关光盘的标准会陆续出台，所以在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。
使用光盘存档，目前仍然存在着“瓶颈”。毕竟光盘应用的历史太短，其理论与实践研究尚不够充分，这是影响其应用的桎梏。由于 CD—ROM、CD—R、DVD—ROM、DVD—R 记录的信息不可更改，从这个意义上讲，它们均可用作存档光盘。但这并不意味着其中任何类型都可以用来存档。当然，以上各种光盘寿命的比较尚需进一步研究。在存档格式方面，目前得到应用的各种格式哪种格式更利于光盘的使用和保存，这也是需要有关部门制定统一标准的。
2 电子文件管理的风险成因
作为新一代文件形式，电子文件在很多方面继承了传统文件的性质、任务和管理方式，纸质文件管理的传统风险被遗传下来，如由于管理失误造成的文件缺失、泄密、无法检索，以及各种自然环境和人为的损坏等依然存在；而电子文件特有的新风险，如真实性受损、不可读取现象又接踵而至，迅速积聚。可以说电子文件管理中的风险是传统文件和电子文件的共同风险的叠加。
电子文件是信息技术的产物，如同其他科学技术一样，信息技术也是一把双刃剑。它在大大丰富了文件的表达形式、结构和性能的同时，也把兼容性、安全性方面的复杂技术难题及技术漏洞附加在电子文件及其管理上；它在给文件的制作、传输和利用带来极大方便的同时，也给更改、截获、仿制电子文件带来更多的可能；它在接受各种操作系统、软件平台以及电子政务、电子商务等业务集成系统惠泽的同时，也必然受到各种脆弱、缺陷、灾难的株连。日常生活中人们有一个常识：高回报、高风险。同样，信息技术在给文件制作和管理更多馈赠的同时，也必然为之带来更多的隐患，或者可以说是“高科技风险”。
3 电子文件长期可读的保障机制
电子文件不是实体的、静止的、孤立的、简单的信息，而是虚拟的、动态的、联系的、复杂的信息。如何延长数字信息的寿命，是发展数字档案馆的重要问题。然而，由于数字信息要依赖计算机软硬件才能被利用，而计算机硬件技术又是不断发展的，在过时的软硬件平台上能读出的信息不一定能被当前或将来的软硬件平台读出；这种不能被存取的信息，其寿命再长也是无用的。和纸张存档的历史相比，光盘还只是襁褓中的婴儿。因此，它一旦成为存档载体，是否具有和纸张相似的稳定性？保护工作者对此必须深思熟虑。目前光盘的寿命尚无定论，但有证据表明，它似乎不抵纸张。纵观存档载体的发展历程，尽管其类型以加速度的方式在拓新，但其寿命却并非与时俱增。相反地，粗略地比较不难发现，其寿命呈现下降的态势。千年前的手工纸仍然时有所见，即使是现代酸性纸，其寿命也不低于 50 年。虽然美国国家媒体实验室等权威机构对光盘进行过研究，CD—R 其平均寿命为 50 ～ 200 年。显然，从存档的要求出发，以最大平均寿命作为存档光盘的寿命是牵强的；相反，从降低风险、增大保险系数的角度考虑，存档载体应当以其最小平均寿命作为参考。这样，不论用何种光盘存档，其保险寿命不超过 50 年。
光盘存档毕竟是大势所趋。因此，为了保证其信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的“瓶颈”问题，降低光盘存档的风险，建立其长期可读的保障机制。它涉及从光盘生产厂家到光盘应用机构，从光盘信息存储、保管到迁移，从技术层面到管理层面，无一不影响到光盘的可读性。因此，建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。依笔者浅见，目前需要抓紧解决以下问题。
3.1 电子文件的日常管理
同传统的纸质档案相比，由于制作材质不同，在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。理论上，环境温度过高或过低会加速片基的老化，金属层与空气接触会被慢慢氧化。因此，在日常工作中，要做到：
一是把好“入馆关”，一旦存档光盘的类型得到了确认，就需要把握好入馆关，让符合存档要求的优质光盘进馆。这样既可以保证光盘信息的可读性，又可以减轻保护光盘信息长期可读的负担。
二是定期检测馆藏光盘的质量，光盘一旦进馆，档案馆需要对它们的质量进行检测，以便对馆藏光盘的质量做到心中有数。不仅要明确光盘质量检测的指标，而且要确立检测的时机并使之制度化，为光盘信息的迁移提供决策指导。
三是加强存档光盘的数据管理，除了要加强光盘实体的安全外，还要采取各种各样的措施保证其数据安全。如将每个文件至少制作 4 个拷贝。有的单位实行分层网络存储平台或远端异地储存。这对于预防突发自然灾害非常有效。
四是归档光盘应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；单片光盘应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定在 17℃～ 20℃之间，相对湿度选定在 35% ～ 45% 之间。
3.2 电子文件的有效性保证
光盘数据非常脆弱，计算机硬件或系统故障、软件故障、计算机病毒、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕，都可能引起解码时发生错误；各种自然的和人为的因素、管理的和技术方面的失当，都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中，有些是可以被恢复的，有些则是永远无法恢复。为保障光盘存档的有效机制，笔者建议：
一是要保证每个电子文件被正常读出、打开和运行，无感染计算机病毒；
二是设备环境更新时，应确认库存光盘与新设备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作；
三是光盘每满 2 年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%；如发现问题，应及时采取恢复措施；
四是平时提供给利用者的应是拷贝件，一旦发现有文件损坏或感染计算机病毒，立即对该载体内存储的所有文件进行检验，及时采取措施修复损坏的文件。
4 电子文件与纸质文件的双套制
由于电子文件的安全性没有得到完全保证，纸质文件和电子文件管理仍是当今文件管理的两种类型—即双套制。其管理是在共存状态下互相依存、互相影响的，所以人们就需要以纸质文档形式或将纸质副本作为重要的备份加以保存。历史上每一种新的纪录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐步取而代之。电子文档与它的早一代文件—纸质文档的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。
4.1 纸质文件与电子文件的共存状态
从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世且保持一致，并以双套制和双轨制两种类型显现共存状态。两种不同载体档案的特点，可概括为：纸质文件便于长期永久保存，而利用较不方便；电子文件便于利用，一方面，是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多个用户可同时利用；另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件（档案）的存放位置，便可以方便地查找到对应的纸质文件，但难于永久保存。这种在一定时期内长期并存的双套制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，其中电子文件的技术属性并无本质差别。但是，两种共存状态下电子文档的社会属性和功能却有所不同。电子文件与纸质文件管理共存的双套制格局将会持续很长时间，趋势是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。
4.2 电子文件与纸质文件管理的互动
在电子文件和纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。与纸质文件管理相比，我们管理电子文件的经验要少得多，尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但毕竟都是社会活动的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该有很多共同之处。在这种关系中，最富于积极意义的是二者之间的互相影响，即电子文件的管理推动了纸质文件管理的提高和改革，如文档一体化和实现管理的简化；纸质文件管理的经验和信息技术促进了电子文档管理的完善，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率。
电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的，二者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式，并逐渐融合为一套综合管理系统。
❷ 如何管理自己的办公电子文件
办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能 结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。 我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人一机信息处理系统。在行政机关中，大都把办公自动化叫着电子政务，企事业单位就大都叫OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括更广泛的意义，即包括网络化的大规模信息处理系统。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。人是系统第一因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。
❸ 如何全面理解电子文件管理的重要意义
全面认识以下电子文件管理的重要意义是我们启动或加强这项管理工作的前提。1、有利于提高机关办公效率和质量公文是机关工作的工具和纽带，也代表了机关管理的水平和形象。提高了机关公文管理水平，有利于促进机关工作的规范化、科学化、高效化。电子文件具有存储密集、携带方便；制作简便、处理灵活；检索快捷、传播迅速；多元集成、生动直观等优势。借助这优势，我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段发生质的飞跃。2、有利于提高档案管理水平档案是社会活动的真实纪录。它能让历史凝固、让信息沉淀、让记忆说话、让知识传承。没有档案，各行各业就难以持续发展，甚至连生存都将成问题。由于档案是从文件转换过来的，今天的文件是明天的档案，今天的档案是昨天的文件，它们之间是不可分割的。因此，国内外经验表明，电子档案工作必须强调前端控制，即从文件制作、传递、收集时就加强质量控制，以确保归档电子文件的价值。电子文件的任何质量隐患，如内容不真实、格式不规范等问题，将会给档案工作带来难以弥补的损失。3、有利于信息资源的开发和利用优质的信息资源是政府和企业管理的基础，决策的前提和为社会服务的依据。离开信息资源，各项工作将成为“无源之水，无本之木”。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，理应成为现代社会的优质战略资源。然而，由于这一项新事物还没有被人们广泛认识，至今仍然是社会信息化的薄弱环节。加强电子文件的科学管理，就能为信息资源的开发利用创造条件，由此带来可观的经济和社会效益。4、有利于社会信息安全安全是信息化的命脉，安全出问题，信息化工作将前功尽弃。由于电子文件天生就有的载体、信息、特别是生存环境的不稳定性，使其很容易被删除、篡改、伪造、泄密，造成灾难性后果。而且人类对计算机的依赖性越强，其带来的社会危害就越大。加强电子文件管理，应当成为信息化安全，乃至社会安全的一项重要内容。
❹ 怎样永久利用电子文件
把它保存到电脑中或是U盘中，就行了嘛
❺ 浅谈如何做好电子文件归档与电子档案的管理工作
会博通综合档案管理系统：提供档案全生命周期管理
会博通提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。
规范化档案管理
符合国家标准，可对档案全宗、类型、属性实现自定义配置，全面实现各类型档案集中管理的理想。
全面化档案管理
集成实体与数字化档案统一管理，涵盖十大类档案以及干部人事档案管理。
协同化档案管理
提供档案从录入、扫描、上传、移交到归档的全面流程化，谁形成谁归档原则，大大减轻档案管理人员负担。
高效化档案管理
支持档案的批量录入、导入以及批量上传、挂接，自动生成封面背脊、备考表、目录等档案表格。
安全化档案管理
借还登记、操作日志全面记录用户的使用行为，加注阅读屏幕水印，完美避免恶意扩散、盗用，减少丢失风险。
移动化档案管理
不限时间、地域查看、借阅、利用档案资料，方便快捷。
❻ 电子文件怎样做才能更佳好
电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应注意收集以下有关文件：( l ）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需要的操作系统。( 2 ）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。( 3 ）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：( l ）齐全完整；( 2 ）真实有效；( 3 ）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；( 4 ）统一规定载体形式、质量要求─ 档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存；( 5 ）防病毒─ 推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带人病毒；( 6 ）编制说明─ 文件形成部门应对归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档电子文件的保管( l ）载体的物理保护归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17 ℃一20 ℃ ；相对湿度选定范围：35 ％一45 ％。( 2 ）信息的安全维护采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序缺陷后，及时安装各种安全补丁程序，以免被非法者利用。系统程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。归档电子文件的利用利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。提供利用的方法包括提供物质载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方式
❼ 地质资料电子文档的管理与利用
李艳 崔艳荣
（甘肃省国土资源信息中心，兰州730000）
摘要 本文针对地质资料馆日益增多的电子文档的实际情况，从制度、安全等方面论述了管理的重要性及电子文档的利用方式。
关键词 地质资料；电子文档；管理；利用
地质资料是广大地质工作者长期以来在国家大量资金支持下取得的一系列地质、矿产、物化探、测绘、水工环等科技成果，它真实的记录和反映了地质工作者从事地质工作的过程和取得的成果，对今后地质工作的开展和国家经济的发展具有重要的参考价值。随着现代信息技术在地质领域的广泛应用，尤其是国土资源部颁布《图文地质资料扫描数字化规范（试行）》、《成果地质资料电子文件汇交格式》以来，电子文档的汇交已成为一种趋势。电子文档的管理（储存、保护）、利用也成为地质资料管理人员必须面对的新课题、新任务。
1 地质资料电子文档的管理
1.1 完善制度管理
各种技术保障措施可以为网络、计算机、存储设备、应用程序等软硬件系统建立防护体系，但要使它们真正起作用，关键是要建立一整套科学、合理、严格的安全管理制度，从每一个环节堵塞电子数字档案信息安全漏洞，这些环节包括数字档案的形成、处理、传输、积累、整理、组织、归档、保管储存、提供利用等全过程，任何一个环节疏于管理，都可能导致电子文档的丢失或失真。具体管理措施包括：建立档案信息网络和信息安全管理制度、建立电子文档管理人员的管理制度、建立科学的归档制度、建立网络安全保密制度及建立数字档案管理记录系统等。
1.2 安全管理
档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用整个过程中，保持其真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏。
1.2.1 物理安全
物理安全就是保护计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信线路免受自然灾害、人为破坏或搭线攻击；验证用户的身份和权限、防止用户越权操作；抑制和防止电磁泄漏，确保计算机系统有一个良好的电磁兼容工作环境；根据安全管理制度，防止非法进入计算机控制室和避免各种偷窃、破坏活动的发生。
1.2.2 信息加密
信息加密是最可靠的安全保障形式，它可以从根本上满足信息完整性的要求，是一种主动安全防范策略。信息加密的目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的安全，确保不宜公开的数字档案的非公开性，在多数情况下信息加密是保证数字档案机密性的唯一方法。
1.2.3 信息载体安全
与纸质档案载体相比，数字档案的载体寿命要短得多，最长也不过三十年，所以在考虑数字档案长期保存的问题时，必须考虑数字信息载体的合理选择和科学保护。目前数字档案记录载体有磁性、光学性、磁光性等几种类型。一般而言，电子档案宜选择只读式或一次写入式光盘（CD R、DVD-R）。对数字档案载体的保护主要要防磁、防尘、防有害气体、防高温和防高湿等。一般保管环境温度控制在14～24℃之间，相对湿度控制在45%～60%之间。由于数字档案载体极易受到环境条件的影响，因此对保存的数字档案载体必须进行定期检测和拷贝，对磁性载体每两年检测一次，光盘四年检测一次；磁性载体上的数字档案四年转存一次，光盘上数字档案十年转录一次。
1.2.4 防病毒
网络病毒是一种具有破坏性的程序，它通过复制自身以传染更多计算机，网络病毒感染一般是从用户工作站开始，而网络服务器是病毒潜在的攻击目标，也是网络病毒潜藏的重要场所。因此，要制定适合本系统的反病毒策略；部署多层防御战略，在尽可能多的“点”采取病毒防护措施；动态更新网络系统、桌面型计算机中的反病毒软件；可以采用无盘工作站、带防病毒芯片的网卡、单机防病毒卡或网络防病毒软件。
1.2.5 档案备份
目前常用的电子档案载体都不够耐久，而且读取电子档案信息技术设备更新换代速度较快，所以保存在任何载体上的电子档案信息的有效存期都是有限的。应用“木桶”理论，如果将电子档案信息比作“水”，而将电子信息载体及其信息读取、硬件系统比作组成“木桶”的“木板”的话，那么“水”在“木桶”中保存期限就取决于最先腐烂的那一块“木板”的寿命了。因为任何1块“木板”的腐烂都意味着“木桶”中的“水”的彻底流失，即电子档案信息不能再利用了。所以我们必须在“木板”腐烂之前更换它—即更新电子档案信息读取软、硬件系统；或者将“木桶”中的“水”转移到其他“木桶”中去，即“转移”电子档案信息。
2 地质资料电子文档的利用
2.1 目录查询
甘肃省国土资源厅在厅政府门户网站页面上设置了地质资料管理与服务栏目，早在2006年9月已在该栏目上发布地质资料目录信息6346条，大大方便了广大查阅利用者。
2.2 阅览室查阅
阅览服务是地质资料馆为查阅者提供地质信息的方式之一。地质资料电子文档的主要服务形式是在电子阅览室向查阅者提供阅读浏览服务。查阅者在查到所需资料目录后，办理必须的手续进入指定的场所（电子阅览室指定的端点，即计算机）阅读浏览、查阅地质资料电子文档。全国地质资料馆的电子阅览室软、硬件设施齐备，借阅流程比较完善，值得各省地质资料馆借鉴。甘肃省地质资料馆电子阅览室的基础工程——馆藏地质资料图文数字化目前已制作近2000份。
2.3 复制
这是查阅者在电子阅览过程中选取所需资料部分或全部，然后依据国家和资料馆有关规定办理资料复制手续进行复制。复制分为两种，一是直接为查阅者提供电子文档复制服务。二是根据查阅者要求，从电子文档中为其复制所需部分文字或图件的纸质地质资料。
